Se você está buscando maneiras de economizar tempo e fugir da burocracia, ter um sistema de contabilidade digital pode ser um grande aliado para o seu dia a dia. Basicamente, a modalidade funciona como um escritório contábil online, ou seja, você consegue resolver tudo o que precisa por meio de softwares ou páginas de internet. Portanto, não é mais necessário ficar longas horas esperando atendimento do contador ou guardando diversas pilhas e tabelas com documentos.
Contabilidade digital: como funciona
Um sistema de contabilidade digital tem como principal objetivo a agilidade. Por isso, o serviço conta com quatro pilares que fazem tudo funcionar:
| Organização de dados: | Não importa o segmento, qualquer empresa gera documentos e informações todos os dias, principalmente na área financeira. Dados que, muitas vezes, ficam perdidos ou espalhados, sejam em pastas no computador ou em seções de arquivo da sua gaveta. Ao possuir um sistema de contabilidade digital, todas as informações podem ser organizadas e integradas a uma mesma plataforma, sinônimo de segurança a longo prazo, principalmente caso seja necessário enviar dados para os órgãos fiscais. Com um sistema de contabilidade digital é possível filtrar as informações guardadas, localizar datas e até o histórico das decisões. |
| Cálculos automatizados: | O sistema tributário brasileiro possui muitas variáveis e diversas taxas que devem ser pagas aos governos estaduais, municipais ou federal. Caso existam erros nestes cálculos, multas e outros tributos podem incidir na fatura. Para não deixar “margem para erro”, um sistema de contabilidade digital consegue calcular de forma automatizada todas as alíquotas de forma instantânea, sendo possível até integrar com os órgãos fiscais. |
| Registros de transações financeiras: | Além dos extratos bancários, a contabilidade digital permite que você guarde todos os comprovantes e registros de movimentações financeiras. Nas plataformas, por exemplo, é possível detalhar o objetivo de determinado pagamento. |
| Relatórios atualizados: | Para verificar a saúde financeira de uma empresa, a gerência sempre baseia suas ações com relatórios atualizados diariamente. Com a contabilidade digital ao seu lado é possível emitir dezenas de documentos segmentados, permitindo, assim, a tomada de decisões baseada em números e dados. |
Escritório de contabilidade digital
Ao contrário dos escritórios de contabilidade tradicionais, um escritório de contabilidade digital substitui a papelada e os processos manuais por dados e informações online.
Quando uma empresa contrata este tipo de serviço, é possível acessar de forma rápida, eficiente e fidedigna todas as funcionalidades do software durante as 24 horas por dia, não sendo mais necessário aquele contato diário com um contabilista que, por vezes, costuma ser lento.
Como a plataforma funciona a partir da internet, a mobilidade e flexibilidade é um outro fator que facilita a vida de todo mundo, além de ser um recurso mais barato.
Para contratar um escritório de contabilidade digital basta, apenas, comprar a licença e pagar uma mensalidade para manter os serviços e receber o suporte para situações necessárias.
Desta forma, a contabilidade digital ajudou a transformar o mercado financeiro e fiscal do mundo por meio da tecnologia.
Geralmente, um escritório de contabilidade digital funciona separado em áreas, por exemplo:
- atendimento;
- vendas;
- marketing;
- implantação;
- suporte;
- integração;
- desenvolvimento.
A empresa terá seus especialistas na área fiscal e contábil, mas o foco central será no desenvolvimento e aprimoramento da plataforma para que os usuários possam ter alto rendimento já que as regras fiscais costumam ser fixas a curto prazo.
O que é contabilidade digital?
Em resumo, a contabilidade digital faz parte da tendência de modernização dos serviços tradicionais. Portanto, é um serviço que transforma o trabalho manual, demorado e com muita burocracia em uma ação ágil, automatizada e simples, podendo ser acessada por qualquer funcionário de um escritório.
Ela é indicada para todos os aportes de empresas, incluindo empreendedores individuais, MEIs e startups já que é responsável por ser um serviço veloz e com alta eficiência.
Contabilidade empreendedor digital
A contabilidade empreendedor digital é um outro recurso muito importante e, até, imprescindível para quem está entrando no mundo do empresariado.
Isso ocorre porque se você já está com suas ferramentas focadas nas plataformas online, nada faz mais sentido do que também ter seus processos administrativos e contábeis em plataformas ágeis e simples, não é mesmo?
A contabilidade empreendedor digital é indicada para qualquer tipo de empreendimento, mas principalmente para quem possui:
- e-commerce;
- vende cursos, tutoriais e e-books online;
- trabalha como influenciador digital;
- é dono de startups;
- teve sucesso repentino com uma iniciativa nos últimos anos.
A importância da contabilidade digital
O assunto contabilidade no Brasil sempre é visto com medo e até com muitas ressalvas por parte dos empresários e principalmente pela população.
A falta de informação e a série histórica de erros e problemas fiscais governamentais fazem com que o tema seja tratado como um “gatilho” que desperta muitos receios.
Grande parte da população economicamente ativa sofreu com as restrições impostas na década de 1990, durante o governo de Fernando Collor, após o confisco das poupanças e a insegurança financeira.
Por isso, criou-se uma “aura intelectual” nos profissionais contabilistas, o que deixou o serviço caro e com difícil acesso. Entretanto, com o advento da contabilidade digital, mostrou-se que é possível tudo ser descomplicado e com maior participação das pessoas.
A contabilidade na era digital
Quando uma empresa está no início, o foco principal dos empreendedores está sob a melhora do produto ou entrega dos respectivos serviços. Geralmente, a parte financeira e contábil é terceirizada ou “deixada para depois”.
Estas decisões que citamos acima podem trazer muitas consequências para o estabelecimento, já que são de suma importância e requerem bastante atenção, principalmente no momento de pagar os tributos dentro da conformidade.
Neste raciocínio, os empresários ficam bastante temerosos com a situação contábil e acabam solicitando ajuda a conhecidos ou até parentes, já que contratar um escritório tradicional pode sair acima do orçamento.
É por isso que a contabilidade na era digital causou uma revolução no estilo de prestação de serviço por três motivos:
| Simplificação dos processos: | As plataformas permitiram uma descomplicação das alíquotas de imposto, permitiu integração com os aplicativos bancários e levou velocidade nos processos contábeis. |
| Barateamento do serviço: | As plataformas digitais permitiram empreendedores contratarem assinaturas muito mais baratas que a mensalidade para ser associado de um escritório contábil, além de fazer com que, por conta da concorrência, o serviço tradicional fosse barateado. |
| Acesso à informação: | Com apenas alguns cliques é possível ler e aprender tudo sobre processos contábeis. Além disso, com a lógica dos softwares, os próprios usuários conseguem entender quais são os passos que podem dar ou quais são as taxas que devem ser pagas com sua determinada periodicidade. |
Escrituração contábil digital
A Escrituração Contábil Digital, que também é representada pela sigla ECD, é uma obrigação de responsabilidade do Governo Executivo para permitir que as empresas possam substituir a entrega de documentos físicos por arquivos digitais.
A ECD faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e é uma obrigação imposta pela Receita Federal e foi instituída para modernizar e simplificar o processo de registro e apresentação de informações contábeis, tornando-o mais eficiente e transparente.
Com um sistema de contabilidade digital, todos os registros podem ser encaminhados de forma automática e ágil em formatos .PDF para os sistemas do governo.
Contabilidade tradicional x contabilidade digital
Quais são as principais diferenças de uma contabilidade tradicional e de uma contabilidade digital?
| Contabilidade tradicional | Contabilidade digital |
| Documentos, duplicatas, relatórios manuais e impressos sob demanda e agendamento. | Relatórios em PDF ou em outros formatos digitais de forma automática em poucos segundos. |
| Arquivos guardados em pastas em fileiras de gavetas. | Arquivos armazenados em nuvem com acesso instantâneo a partir de um simples acesso à internet. |
| Transações financeiras são registradas manualmente em livros contábeis físicos, como o Livro Diário e o Livro Razão. | Comprovantes do extrato bancário automaticamente salvos em nuvem com possibilidade de edição a adição de anotações, além de anexar contratos e ordens de serviço. |
| Os arquivos são armazenados em depósitos e estão à mercê de condições climáticas ou sinistros, podendo ser perdidos ao longo do tempo. | Todos os arquivos ficam salvos na nuvem e com possibilidade de backup para mídias digitais físicas. Desta forma é garantida a segurança das informações confidenciais de cada empresa. |
Vantagem extra de utilizar um serviço de contabilidade digital
Um outro aspecto que diferencia a contabilidade digital da tradicional é a tomada de decisões. Em escritórios mais antigos, a tomada de decisões ocorre após uma avaliação do responsável pelo local com base na experiência e no contexto.
Nas plataformas digitais todas as decisões são lógicas e usam como base dados oriundos do seu próprio negócio.
Plataforma de contabilidade
Mesmo com a popularização dos serviços contábeis no âmbito digital, a oferta de plataformas de contabilidade não é tão grande, não.
Por isso, é necessário mapear as suas necessidades e verificar quais são os recursos disponibilizados pelos sites, como é o caso da Ottimizza Automoção & Qualidade de Vida para Escritórios Contábeis:
O que o sistema de contabilidade Ottimizza oferece?
Para melhorar a qualidade de vida de todos que fazem parte de um escritório contábil, o Sistema Ottimizza permite o aumento da produtividade juntamente com a gestão das tarefas em tempo real, além de:
- integrar pastas, arquivos e economizar dias de digitação em segundos de sincronização;
- atualização automática de regramentos, taxas e alíquotas para evitar o pagamento de multas e erros contábeis;
- busca automática de despesas no extrato bancário;
- baixa automática de duplicatas no fiscal;
- leitura de cartões e extratos bancários.
Adicione a contabilidade digital ao dia a dia do seu escritório
A rotina do seu escritório contábil pode ser muito mais tranquila e com mais qualidade de vida para você e seus funcionários.
Ao ter um sistema de contabilidade digital você poderá deixar algumas tarefas de lado e focar no que realmente importa para o rendimento do seu negócio.
Por isso, a gente te convida a solicitar uma demonstração da plataforma Ottimizza. É só clicar no banner abaixo e aproveitar!
Perguntas Frequentes Sobre Contabilidade Digital
O que é uma contabilidade digital?
É um serviço que substitui os modelos tradicionais de contabilidade e simplifica as tarefas a partir de softwares, ou seja, faz as pilhas de documentos estarem automatizadas em uma plataforma que é acessada de forma online em qualquer local.
Como fazer a contabilidade digital?
Para fazer a contabilidade digital você irá precisar de uma empresa que disponha os recursos, e, é claro, a nossa dica é a Ottimizza. Depois, será necessário um tempo para implantar o sistema e treinar sua equipe. Após este período você verá benefícios da agilidade do serviço no seu cotidiano.
Qual a melhor Contabilidade Digital?
A melhor contabilidade digital é sempre a que oferece as funcionalidades que a sua empresa demanda. No nosso caso, disponibilizamos mais de 10 recursos, entre eles a leitura de extratos bancários, integrações com plataformas bancárias e relatórios atualizados todos os dias.
