Você faz ideia de como criar um controle interno bom e sem Gap’s dentro de sua organização? Para iniciar da maneira mais simples e correta, é realizar um fluxograma do processo desejado.
Nele fica mais fácil de identificar possíveis GAP’S (palavra inglesa que significa lacuna, vão ou brecha), ou seja, verificar onde possuem falhas no processo, e assim visualizar a melhor maneira de combate-las, como exemplo no setor financeiro:
- A pessoa que registra pagamentos, não deve ser a mesma que os autoriza
- Quando um faturamento é gerado, o gestor deve sempre revisar quantidade faturada, valor total, e manter controle dos clientes ativos (entradas e cancelamentos)
- Para recebimentos em espécie, a pessoa que os recebe não deve ser a mesma que registra ou deposita no banco
Podemos citar inúmeros casos onde os maiores golpes aconteceram dentro do setor financeiro de uma empresa, o excesso de confiança ou até mesmo comodismo nos faz cegar para certos procedimentos básicos e de suma importância.
Um controle interno bem realizado e amarrado, reduz drasticamente as chances de “burlar o sistema” e garantem a saúde financeira da organização. É visto a que muitas empresas mantém um controle interno excelente no departamento de estoques e acabam por minimizar a importância do mesmo controles em todos os demais departamentos da empresa.
Investimento em auditorias externas, ou até mesmo auditoria interna, garante que a empresa esteja preparada para prevenir falhas que possam impactar na organização como um todo.
O controle interno tem como objetivo proteger os ativos da empresa, são procedimentos ou rotinas que ajudam de maneira clara e objetiva a condução do negócio da mesma. O mesmo é de caráter preventivo para assegurar o futuro.
Quanto maior a empresa, maior será a complexidade e responsabilidade sobre cada processo, por isso é indicado iniciar esses controles ainda quando a empresa está ascensão, para que os colaboradores já iniciem dentro de um processo fluxo desenhado para sua função e possam entender a importância do mesmo.
Ai você pode me perguntar, mas como isso ajuda os escritórios de contabilidade?
Esses fluxos de controles internos devem existir dentro dos escritórios de contabilidade, se a contabilidade estiver apoiado a um eficiente controle interno, as informações contidas em balancetes e relatórios serão muitos mais confiáveis.
Quer um exemplo?
Criar fluxo de controle de solicitação de documentação, o analista não deve somente digitar as informações aceitando a entrada ou saída valores que vieram sem documentação e simplesmente lançar para as temidas “contas lixo”, o analista deve estar a frente e entender do que se trata aquele valor, identificar a conta correta para o lançamento e orientar o seu cliente a importância daquela informação.
Controles de fechamento e revisão do balanço, controles internos para assegurar o envio sem atrasos de guias tributárias e trabalhistas, etc.
Os escritórios de contabilidade tradicionais tem perdido mercado, pois entregam quase tudo que um escritório digital realiza, por isso é necessário pensar no futuro, fazer diferente. Pode-se criar modelos de controle interno para pequenas empresas e disponibilizar para os seus clientes, modelos de planilhas de fluxos de caixas que irão ajudar não somente o seu cliente mas a contabilidade no momento da importação dessas informações.
Precisamos pensar no futuro, e visualizar como podemos ajudar nossos clientes a crescer e assim alavancar nossos negócios e nos posicionar num mercado tão competitivo.
Por Ana Caroline da Silva Pereira
