Se perguntarmos para qualquer contador experiente hoje qual o impacto do setor societário em um escritório de contabilidade, receberemos sempre uma resposta clara: o setor societário é, em muitos sentidos, o verdadeiro “cartório interno” das contabilidades. Somos responsáveis por formalidades, registros, toda a vida societária das empresas atendidas, garantindo segurança jurídica e organização. Mas como esse “cartório interno” contribui para o dia a dia das contabilidades? E o que muda quando contamos com tecnologia e automação, como propomos nas soluções da Ottimizza?

Por dentro do setor societário

O setor societário dentro da contabilidade trata de tudo que envolve a vida legal das empresas: constituição, alteração, transformação, baixa, arquivamento de documentos, atualização cadastral junto a órgãos públicos e a rotina burocrática das empresas.

• Constituição e encerramento de CNPJs
• Alterações de contrato social: entrada e saída de sócios, mudanças de endereço, capital ou atividades
• Gestão de procurações e cadastros digitais
• Atualização cadastral em órgãos como Receita Federal, Junta Comercial, prefeituras e bancos
• Arquivamento de documentos e gestão da documentação eletrônica

É nesse ambiente que emergem desafios constantes de controle, padronização e garantia de prazos.

Por que o setor societário é visto como um cartório interno?

Chamamos o setor societário de “cartório interno” porque ele espelha, para dentro dos escritórios contábeis, uma estrutura formalizada, repleta de procedimentos e registros, fundamental para proteger o cliente e responder a fiscalizações, auditorias e exigências legais. Essa rotina, se não controlada com rigor, pode se tornar um terreno fértil para riscos desnecessários.

Controle e rastreabilidade são as palavras de ordem.

Em nossa experiência, percebemos que a falta de controle centralizado leva a situações frequentes como:

• Perda de prazos para protocolo de atos na Junta Comercial
• Dificuldades em localizar versões atualizadas dos documentos
• Risco de multas por falta de documentos exigidos em fiscalizações
• Desorganização quanto a procurações e cadastros digitais

E sabemos que nenhum escritório se arrisca conscientemente nessas situações. O problema é que, sem um “cartório interno” bem estruturado, isso acontece na prática.

Como evoluir o setor societário e ganhar escala?

Segundo dados recentes, apenas o grupo de Serviços profissionais, administrativos e complementares no Brasil, que inclui os escritórios contábeis, foi responsável por 29,2% de toda a receita de serviços do país em 2023, empregando mais de 15 milhões de pessoas e representando um forte motor da produtividade nacional. O volume de obrigações e demandas só cresce, tornando evidente a necessidade de gestão moderna para sobreviver.

Para lidar com a escala dos processos societários, trazemos algumas recomendações extraídas da nossa vivência e do que implementamos para centenas de escritórios parceiros:

1. Padronize os fluxos de solicitação de documentos e confecção de processos.
2. Centralize o arquivo digital, cadastrando cada versão de contrato social, procuração ou certidão.
3. Automatize a geração de documentos-padrão e alertas para não perder prazos de registro ou renovação.
4. Treine pessoas para entender os riscos de um processo societário desorganizado.
5. Implemente sistemas que permitam o acompanhamento por dashboard, simples e visual.

Esses passos alinham o setor societário ao restante da operação contábil, reforçando a segurança, reduzindo a incidência de falhas e promovendo maior transparência para o cliente.

A tecnologia como alavanca no setor societário

Na Ottimizza, compreendemos de perto como a automação simplifica e dá velocidade a processos antes mecânicos e morosos. Nossa solução Societário, por exemplo, nasceu da escuta ativa dos escritórios que relatavam:

• Dificuldade de manter SLAs (acordos de nível de serviço) para processos societários;
• Gestão descentralizada dos processos realizados nos diversos sistemas e planilhas;
• Risco de perder prazos de arquivamento ou renovação por falta de alertas automáticos;
• Complexidade para monitorar solicitações provenientes de múltiplos canais dos clientes (WhatsApp, e-mail, telefone).

Com isso, desenvolvemos funcionalidades como:

• Modelos prontos para contratos sociais e alterações disponíveis para personalização rápida;
• Checklist digital compartilhado para controle do andamento de cada processo;
• Notificações de vencimento de certidões e prazos críticos;
• Centralização de documentos, com controle de versões e fácil acesso para todos os envolvidos.

Nenhum escritório com um setor societário relevante deve depender de planilhas ou pastas físicas para suas rotinas.

Riscos de uma gestão societária desconectada do resto do escritório

A desconexão do setor societário provoca ruído entre times, retrabalho e, em casos graves, pode gerar autuações e multas para o cliente. Em nossos atendimentos, já identificamos rotinas nas quais solicitações societárias levavam semanas para tramitar do atendimento inicial até o registro final junto à Junta Comercial. Esse tempo, além do desgaste para o cliente, abre margem para perdas de prazo e dificuldades de comunicação interna.

Fluxos bem definidos salvam contabilidades de prejuízos silenciosos.

Quando o controle ocorre por fora dos sistemas do escritório ou sem integração, os indicadores de performance simplesmente desaparecem. Não há gestão efetiva dos volumes, dificuldades, tempos médios de resposta ou grau de satisfação dos clientes. E sabemos: sem gestão, não há crescimento consistente.

Checklist: sintomas de um setor societário “analógico”

• Prazos não são controlados por alertas automáticos;
• Solicitações chegam em múltiplos canais, gerando duplicidade de tarefas;
• Falta de padronização nos contratos e documentos enviados aos órgãos;
• Dificuldade de localizar documentos assinados devido a falhas no armazenamento;
• Pouco rastreio dos responsáveis por cada etapa do processo societário.

Nesse cenário, transformar o setor societário começa com processos inteligentes, plataformas integradas e foco em redução do trabalho manual. É isso que acreditamos transformar com as nossas soluções contábeis.

O futuro do cartório interno das contabilidades

Entendemos, enquanto especialistas que apoiam mais de 2 mil clientes ativos principalmente nas regiões Sul e Sudeste, que o setor societário será, cada vez mais, o centro de gestão das informações das empresas clientes. Com o crescimento de exigências cadastrais e registros digitais, cada escritório precisará atuar como verdadeiro “condutor” da burocracia moderna.

O futuro passa por plataformas digitais, integração com ERPs, organização de processos e uso de inteligência para minimizar riscos, como temos buscado promover por meio de nossos produtos em constante evolução na Ottimizza. E esse caminho exige vontade de mudar a cultura do papel e de planilhas para entender que benefícios reais chegam quando digitalizamos o “cartório interno”.

Como se preparar para essa transformação?

Do nosso lado, mapeamos para nossos clientes e parceiros as etapas finais que garantem que o setor societário seja, de fato, um ponto de referência dentro do escritório, e não um gargalo:

1. Invista em plataforma própria, robusta e segura, capaz de concentrar todos os processos.
2. Capacite a equipe, não apenas tecnicamente, mas também quanto a rotinas de organização, responsabilidades e fluxo de comunicação com demais setores.
3. Automatize documentos operacionais, padronize contratos e certidões.
4. Estruture um portfólio digital que permita a consulta ágil de toda a vida societária das empresas atendidas.
5. Implemente indicadores sobre tempo, volume e satisfação dos processos societários.

Essas recomendações, aliadas à experiência da Ottimizza, tornam o setor societário robusto, seguro e pronto para escalar.

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Conclusão

O setor societário bem estruturado é a base de confiança e longevidade para escritórios contábeis que querem crescer sem sustos. A Ottimizza acredita nisso e oferece tecnologia desenhada exatamente para essa missão, tornando o “cartório interno” uma fonte de segurança, agilidade e transparência.

Quer revolucionar a forma como sua contabilidade cuida dos processos societários? O primeiro passo está em conhecer as soluções que já transformam resultados com simplicidade, segurança e muita autonomia.

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