O atendimento ao cliente no escritório de contabilidade deve ser prioridade para quem busca fortalecer o relacionamento com sua base e construir confiança.
Por isso, é fundamental a troca de informações e consultas dentro da área contábil, principalmente entre contador e cliente, garantindo uma abordagem personalizada e alinhada às necessidades de cada um.
Mais do que solucionar demandas e responder a dúvidas, um bom atendimento ao cliente no escritório de contabilidade demonstra comprometimento, contribuindo diretamente para a fidelização e o crescimento sustentável do escritório.
Leia o nosso artigo e entenda como melhorar o atendimento ao cliente de contabilidade. Vem com a gente!
Conteúdo do Artigo:
O Que É Atendimento Ao Cliente?
O atendimento ao cliente é um conjunto de práticas e processos adotados pela empresa para manter um relacionamento com sua base de consumidores.
Ele pode ser feito por e-mail, telefone, redes sociais ou atendimento presencial, sendo cada interação é uma oportunidade de esclarecer dúvidas, solucionar demandas e fortalecer a relação com o cliente.
O atendimento ao cliente no escritório de contabilidade é importantíssimo para oferecer suporte ágil, proporcionar uma boa experiência e estabelecer a confiança necessária para relações de longo prazo.
Qual É A Função Do Atendimento Ao Cliente?
A função do atendimento ao cliente é criar um elo entre a empresa e seus clientes, oferecendo suporte, esclarecendo dúvidas e solucionando problemas diversos.
Hoje em dia, ele é um instrumento estratégico para a fidelização de clientes e crescimento do negócio, além de facilitar a rotina e otimizar a comunicação interna, possibilitando que o escritório atue de maneira mais eficiente, personalizada e focada nas necessidades dos clientes.
Qual A Importância Do Atendimento Ao Cliente nas Contabilidades?
O atendimento de um escritório é a vitrine da qualidade de seu serviço e um dos pilares na construção da confiança e segurança dos clientes na empresa.
Isso é tão importante que, se um cliente recebe um bom atendimento, ele colocará essa questão na balança no momento de indicar a sua empresa a alguém.
Segundo a pesquisa Costumer Experience Trends 2023, realizada pelas empresas de tecnologia Opinion Box e Octadesk, 87% dos clientes preferem marcas que oferecem uma boa experiência, e 75% mesmo que necessitem pagar mais por isso.
Ou seja, oferecer uma boa experiência ao cliente por meio de um atendimento personalizado e completo é fundamental para que ele escolha o seu serviço a frente de outro, mesmo custando mais.
Deste modo, oferecer um atendimento ao cliente no escritório de contabilidade diferenciado e solícito eleva a confiança do cliente e garante uma parceria duradoura.
Evolução Dos Meios De Comunicação
Durante décadas, os escritórios de contabilidade, em geral, precisaram se adaptar à tecnologia e adotar o meio de comunicação que mais facilita sua rotina e a troca de informações.
No século passado, os escritórios utilizam o aparelho Fax em escala para o envio e recebimento de documentos.
Para os nascidos depois dessa tecnologia, o Fax era um telefone que continha uma impressora, scanner e um modem. Tudo em um só aparelho conectado a linha telefônica.
Contudo, nas contabilidades esse aparelho começou a se tornar obsoleto com o surgimento da internet banda larga e o e-mail. Dessa forma, passou a ser possível o envio de documentos pelo próprio computador, facilitando esse processo.
Mas não são todas as tecnologias que surgiram que caíram em desuso com o tempo, o telefone, por exemplo, continua desempenhando um papel fundamental na comunicação, e diferente do Fax, os escritórios e empresas ainda o utilizam.
No entanto, apesar de ser muito importante, a popularização do WhatsApp dividiu sua demanda.
Popularização Do Whatsapp Corporativo
Como concorrente direto dos SMS, o WhatsApp foi criado em 2009 e se popularizou instantaneamente no Brasil como uma alternativa gratuita ao SMS.
Atualmente, é a rede social mais utilizada pelos brasileiros com 169 milhões de usuários, de acordo com relatório produzido pela We Are Social e Meltwater.
Por outro lado, além de pessoas, microempresas passaram a usar o aplicativo para aumentar o número de vendas.
Para atender a demanda que o aplicativo ainda não explorava, em 2018 os desenvolvedores implantaram um novo recurso: WhatsApp Business. E foi nesse momento que o WhatsApp tornou-se referência de comunicação.
Clientes deixaram de ligar ou mandar um e-mail, pois enviar uma mensagem ou áudio pelo WhatsApp se tornou muito mais fácil e ágil.
Confira alguns benefícios que o WhatsApp Business trouxe o atendimento ao cliente no escritório de contabilidade:
- Organização de contatos com etiquetas de identificação;
- Criação de mensagens-padrão automáticas;
- Exibição de catálogo de produtos;
- Estatísticas de envio de mensagens;
- Criação de perfil profissional personalizado;
Inteligência Artificial Na Comunicação
Como resultado da alta demanda de conversas no WhatsApp das empresas, o mercado viu a necessidade da criação de um robô para interação com os clientes, o famoso chatbot,
Esses robôs simulam uma conversa humana, ocasionando na economia de tempo para os responsáveis pela comunicação.
Por esse motivo, muitas empresas criam um fluxo de conversas para certos serviços que fornece opções de escolha para os clientes, sem a necessidade de interação com um humano.
Do mesmo modo, se houver necessidade de um atendente conversar com o cliente, o responsável já estará ciente dessas informações iniciais coletadas pelo robô e saberá como proceder daquele momento em diante.
Benefícios Da I.A. Para O Escritório Contábil
Como resultado, implementar uma inteligência artificial no atendimento ao cliente no escritório de contabilidade trará muitos benefícios para a qualidade da sua comunicação.
Confira:
- Economia de Tempo: um chatbot em operação acaba absorvendo várias demandas, sem a necessidade da transferência da conversa para uma pessoa. Isso evitará interrupções na rotina do contador durante o expediente.
- Disponibilidade 24×7: o cliente poderá enviar mensagens a qualquer momento, mesmo fora do horário de expediente da empresa, e o robô irá respondê-los.
- Agilidade no Atendimento: sabemos que há vários perfis de clientes em um escritório de contabilidade, e um deles é o cliente que quer receber respostas rápidas. O chatbot irá respondê-lo na mesma hora sem tempo de espera.
- Satisfação dos Clientes: os clientes ficam satisfeitos com o atendimento prioritário da inteligência artificial com respostas rápidas e troca de informações eficientes.
Porém, é preciso tomar cuidado com o nível de automação da IA na comunicação com os clientes de um escritório contábil.
Segundo a pesquisa Customer Experience Trends 2023, 62% dos clientes ficam frustrados devido a não compreensão de suas solicitações pelos robôs, ou seja, nem tudo pode ser solucionado através dela.
É necessário ter um chatbot que não ofereça soluções engessadas e esteja alinhado a uma comunicação eficiente, porém, há muitas questões que ainda precisam envolver o apoio do time do seu escritório, principalmente por já terem todo o histórico e conhecimento sobre aquele cliente específico.
No entanto, é importante verificar de forma individual cada caso e compreender até que ponto a I.A. poderá solucionar a comunicação do seu escritório e a partir de qual etapa um membro do time deverá dar continuidade. Tudo isso depende do perfil geral dos seus clientes.
Dicas Para Bom Atendimento Ao Cliente No Escritório De Contabilidade
Para oferecer um bom atendimento ao cliente no escritório de contabilidade, é importante considerar alguns aspectos importantes.
Listamos abaixo os principais, confira:
Conheça O Perfil Do Seu Cliente
Conhecer o perfil do seu cliente é essencial para melhorar a interação e a comunicação durante o dia a dia, proporcionando uma experiência muito mais personalizada.
Por isso, uma dica é usar pequenos questionários para captar expectativas e necessidades, oferecendo soluções alinhadas ao que ele realmente precisa.
Estruture Processos Internos
Para um bom atendimento ao cliente no escritório de contabilidade, é importante estruturar processos internos.
Sendo assim, o ideal é organizar o fluxo de atendimento para garantir um suporte ágil e consistente.
Você pode definir também canais oficiais de comunicação, escolher os profissionais responsáveis por cada demanda e prazos de resposta para obter mais fluidez sem perder a qualidade.
Adapte A Forma De Se Comunicar
A comunicação também deve ser personalizada no atendimento ao cliente no escritório de contabilidade. Nesse sentido, evite jargões técnicos sem que haja uma explicação prática.
Sempre que possível, traduza termos contábeis para uma linguagem simples, usando exemplos para facilitar a compreensão. Na rotina do seu escritório, mantenha um padrão claro e acessível no atendimento.
Atenda Com Empatia
Ouvir com atenção e se colocar no lugar do cliente faz toda a diferença no atendimento ao cliente no escritório de contabilidade.
Estabelecer um contato mais humanizado e acolhedor gera mais confiança, aproxima a relação e aumenta as chances de retenção.
Ofereça Suporte Proativo
Não espere o cliente sinalizar ou reclamar sobre uma situação. Um suporte proativo, que se antecipa às dúvidas e oferece orientações periódicas, gera confiança e posiciona o escritório como parceiro de negócio confiável.
Invista Em Tecnologia A Seu Favor
Ferramentas como software de atendimento online para contabilidade são grandes aliadas na gestão do relacionamento.
Esses sistemas centralizam informações, organizam as interações e garantem que nenhum atendimento ou oportunidade de contato seja perdido.
Considere Os Feedbacks
Considerar opiniões e impressões dos clientes, seja em conversas, reuniões ou pesquisas, é essencial para otimizar processos internos, corrigir falhas e evoluir o atendimento de forma contínua.
Conclusão
O atendimento ao cliente no escritório de contabilidade é essencial para fortalecer a relação com a sua base.
Com o avanço da tecnologia, é preciso adaptar a comunicação para sempre facilitar a rotina contábil da sua equipe. Quanto melhor o atendimento do seu escritório, maior será a fidelização dos seus clientes.
Nesse sentido, a Ottimizza procura sempre alinhar suas soluções com os problemas reais do mercado contábil, e para isso, desenvolveu a solução Atendimento ao Cliente.
De forma estruturada e integrada ao WhatsApp, a solução exibe as conversas de forma organizada e proporciona uma melhor visualização, evitando a perda de informações e a falta de retorno nas solicitações dos clientes.
Desse modo, a inteligência artificial presente na solução é especialmente desenvolvida para atender as necessidades de um escritório contábil e oferecer soluções personalizadas por meio de uma comunicação inteligente no WhatsApp para seus clientes.
- Envio de documentos e guias;
- Protocolo de atendimento;
- Criação de serviços avulsos e gerenciamento de todas as solicitações adicionais de cada cliente;
- Disponibilidade de acesso a arquivos;
- Avaliação de atendimento;
- E muito mais.
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