Tempo estimado de leitura: 7 minutos e 24 segundos
Uma das bases essenciais para um escritório de contabilidade ser referência no mercado é um bom atendimento ao cliente. É fundamental e indispensável a troca de informações e consultas dentro da área contábil, principalmente entre contador e cliente, para prestar um serviço de qualidade.
Por esse motivo, iremos abordar nesse artigo a revolução do atendimento ao cliente nas contabilidades durante os anos e mostrar como você pode melhorá-lo para se destacar no mercado.
Importância do Atendimento ao Cliente nas Contabilidades
O atendimento de um escritório é a vitrine da qualidade de seu serviço, e também auxilia na construção da maneira como o cliente enxerga a sua empresa. Tanto que, se um cliente recebe um bom atendimento, ele colocará essa questão na balança no momento de indicar a sua empresa a alguém.
Segundo a pesquisa Costumer Experience Trends 2023, realizada pelas empresas de tecnologia Opinion Box e Octadesk, 87% dos clientes preferem marcas que oferecem uma boa experiência, e 75% mesmo que necessitem pagar mais por isso.
Ou seja, oferecer uma boa experiência ao cliente por meio de um atendimento personalizado e completo é fundamental para que ele escolha o seu serviço a frente de outro, mesmo custando mais.
Deste modo, oferecer um atendimento ao cliente diferenciado e solícito eleva a confiança do cliente e garante uma parceria duradoura. Mas como priorizá-lo em meio a tantas demandas e serviços com prazo na rotina do contador?
Evolução dos meios de comunicação
Durante décadas, os escritórios em geral precisaram se adaptar a tecnologia e adotar o meio de comunicação que mais facilitava sua rotina e a troca de informações.
No século passado, os escritórios utilizam o aparelho Fax em escala para o envio e recebimento de documentos. Para os nascidos depois dessa tecnologia, o Fax era um telefone que continha uma impressora, scanner e um modem. Tudo em um só aparelho conectado a linha telefônica.
Contudo, nas contabilidades esse aparelho começou a se tornar obsoleto com o surgimento da internet banda larga e o e-mail. Dessa forma, passou a ser possível o envio de documentos pelo próprio computador, facilitando esse processo.
Mas não são todas as tecnologias que surgiram que caíram em desuso com o tempo, o telefone, por exemplo, continua desempenhando um papel fundamental na comunicação, e diferente do Fax, os escritórios e empresas ainda o utilizam. No entanto, apesar de ser muito importante, a popularização do WhatsApp dividiu sua demanda.
Popularização do WhatsApp corporativo
Como concorrente direto dos SMS, o WhatsApp foi criado em 2009 e se popularizou instantaneamente no Brasil como uma alternativa gratuita ao SMS.
Atualmente é a rede social mais utilizada pelos brasileiros com 169 milhões de usuários, de acordo com relatório produzido pela We Are Social e Meltwater.
Por outro lado, além de pessoas, microempresas passaram a usar o aplicativo para aumentar o número de vendas. Para atender a demanda que o aplicativo ainda não explorava, em 2018 os desenvolvedores implantaram um novo recurso: WhatsApp Business. E foi nesse momento que o WhatsApp tornou-se referência de comunicação.
Clientes deixaram de ligar ou mandar um e-mail, pois enviar uma mensagem ou áudio pelo WhatsApp se tornou muito mais fácil e ágil.
Confira alguns benefícios que o WhatsApp Business trouxe as empresas:
- Organização de contatos com etiquetas de identificação;
- Criação de mensagens-padrão automáticas;
- Exibição de catálogo de produtos;
- Estatísticas de envio de mensagens;
- Criação de perfil profissional personalizado;
Inteligência artificial na Comunicação
Como resultado da alta demanda de conversas no WhatApp das empresas, o mercado viu a necessidade da criação de um robô para interação com os clientes, o famoso Chatbot.
Esses robôs simulam uma conversa humana, ocasionando na economia de tempo para os responsáveis pela comunicação. Por esse motivo, muitas empresas criam um fluxo de conversas para certos serviços que forneça opções de escolha para os clientes, sem a necessidade de interação com um humano.
Do mesmo modo, se houver necessidade de um atendente conversar com o cliente, o responsável já estará ciente dessas informações iniciais coletadas pelo robô e saberá como proceder daquele momento em diante.
Benefícios da I.A. para o Escritório Contábil
Como resultado, implementar uma inteligência artificial na comunicação do seu escritório trará muitos benefícios para a qualidade do seu atendimento. Confira:
- Economia de tempo: um chatbot em operação acaba absorvendo várias demandas, sem a necessidade da transferência da conversa para uma pessoa. Isso evitará interrupções na rotina do contador durante o expediente.
- Disponibilidade 24×7: o cliente poderá enviar mensagens a qualquer momento, mesmo fora do horário de expediente da empresa, e o robô irá respondê-los.
- Agilidade no atendimento: sabemos que há vários perfis de clientes em um escritório de contabilidade, e um deles é o cliente que quer receber respostas rápidas. O chatbot irá respondê-lo na mesma hora sem tempo de espera.
- Satisfação dos clientes: os clientes ficam satisfeitos com o atendimento prioritário da inteligência artificial com respostas rápidas e troca de informações eficientes.
Porém, é preciso tomar cuidado com o nível de automação da I.A na comunicação com os clientes de um escritório contábil. Segundo a pesquisa Costumer Experience Trends 2023, 62% dos clientes ficam frustrados devido a não compreensão de suas solicitações pelos robôs, ou seja, nem tudo pode ser solucionado através dela.
É necessário ter um Chatbot que não ofereça soluções engessadas e esteja alinhado a uma comunicação eficiente, porém há muitas questões que ainda precisam envolver o apoio do time do seu escritório, principalmente por já terem todo o histórico e conhecimento sobre aquele cliente específico.
No entanto, é importante verificar de forma individual cada caso e compreender até que ponto a I.A. poderá solucionar a comunicação do seu escritório e a partir de qual etapa um membro do time deverá dar continuidade. Tudo isso depende do perfil geral dos seus clientes.
Evolua com o Atendimento ao Cliente da Ottimizza
Em conclusão, é necessário considerar o avanço da tecnologia e adaptar o atendimento do seu escritório para sempre facilitar a rotina contábil da sua equipe. Quanto melhor o atendimento do seu escritório, maior será a fidelização dos seus clientes.
Nesse sentido, a Ottimizza procura sempre alinhar suas soluções com os problemas reais do mercado contábil, e para isso, desenvolveu a solução Atendimento ao Cliente.
De forma estruturada e integrada ao WhatsApp, a solução exibe as conversas de forma organizada e proporciona uma melhor visualização, evitando a perda de informações e a falta de retorno nas solicitações dos clientes.
Desse modo, a inteligência artificial presente na solução é especialmente desenvolvida para atender as necessidades de um escritório contábil e oferecer soluções personalizadas por meio de uma comunicação inteligente no WhatsApp para seus clientes.
- Envio de documentos e guias;
- Protocolo de atendimento;
- Criação de serviços avulsos e gerenciamento de todas as solicitações adicionais de cada cliente;
- Disponibilidade de acesso a arquivos;
- Avaliação de atendimento;
- E muito mais.
Agende uma demonstração 100% gratuita do Atendimento ao Cliente da Ottimizza e veja na prática como obter uma gestão eficiente.
