A contagem regressiva já começou: em 5 de janeiro de 2026, todas as empresas brasileiras entrarão na fase técnica da nova Reforma Tributária. É um marco que exige adaptações rápidas em sistemas, cadastros e integração com o fisco. Mesmo que a cobrança dos novos tributos comece só em 2027, dois pontos estão claros para nós: os riscos fiscais aumentaram e o controle sobre a conformidade dos fornecedores virou questão de sustentabilidade para os negócios.
O início da fase técnica: mudanças que já afetam empresas
Segundo levantamento recente, 72% das empresas de médio e grande porte no Brasil ainda não estão preparadas para a nova realidade da reforma tributária. Além disso, para 33,2% delas, o debate sequer foi iniciado. Vemos na prática o impacto desse cenário: empresas não ajustadas podem ficar impossibilitadas de emitir notas fiscais já em janeiro de 2026, o que ameaça o faturamento e a sobrevivência do negócio de acordo com especialistas do setor.
Com a fase técnica batendo à porta, é fundamental compreender os efeitos desse novo cenário e agir desde já.
O novo risco: dependência da conformidade dos fornecedores
Uma das mudanças mais profundas trazidas pela reforma é a transição do risco fiscal. Agora, se o fornecedor falhar no recolhimento do imposto, a empresa compradora perde o direito ao crédito tributário. Isso significa que o prejuízo fiscal de um erro alheio cai diretamente no resultado do negócio que, até então, pouco podia interferir na gestão fiscal dos seus fornecedores.
Em experiências recentes apoiando escritórios contábeis e empresas de diversos portes, notamos um aumento da preocupação com a avaliação da maturidade tecnológica e fiscal dos parceiros. Evandro Gonçalves, da Datatem, enfatiza que testar a robustez e transparência dos controles dos fornecedores virou parte da própria estratégia financeira, especialmente porque apenas 35% das companhias avançaram efetivamente nos ajustes ao novo sistema.
O erro do fornecedor pode virar custo direto do cliente.
Adiar os ajustes é abrir mão de crédito e aumentar o retrabalho, algo que já acompanhamos em parte dos nossos clientes atuais.
Apuração assistida, políticas de compra e controle de fornecedores
Lucas Ribeiro, da ROIT, explicou de forma clara e objetiva em evento recente: na nova lógica da apuração assistida, o crédito só nasce quando o imposto é efetivamente pago pelo fornecedor, e não mais no registro escritural. Essa mudança exige revisão profunda nas políticas de compras e nos processos de homologação e monitoramento de fornecedores.
- É preciso cuidar da conferência de recolhimento imposto a imposto.
- Ajustar contratos e sistemas para identificar e bloquear operações irregulares.
- Monitorar o histórico de conformidade dos parceiros comerciais.
A dependência mútua entre fornecedores e empresas nunca foi tão sensível, e as adaptações têm prazo curto para acontecer.
Registro de operação de consumo e integração fiscal-financeira
Outro elemento revolucionário: cada nota fiscal estará conectada ao respectivo pagamento por meio do Registro de Operação de Consumo. Essa ligação faz da integração entre as áreas fiscais e financeiras algo indispensável. Troca de informações precisa acontecer em tempo real e sem ruídos. Quando há falhas, o resultado pode ser bloqueio de crédito automático ou autuações diretas.
O trabalho manual deixou de ser viável: criar alertas entre departamentos, usar sistemas integrados e treinar equipes são passos obrigatórios para não sofrer sanções imprevistas.
Adaptação tecnológica e revisão de sistemas
2026 se apresenta como um divisor de águas tecnológico. Empresas de todos os segmentos precisarão:
- Adaptar layouts de notas fiscais
- Atualizar ERPs
- Implementar novos documentos fiscais, como NF3e, NFCom e o código cClassTrib
- Revisar cadastros e sistemas de importação de XML
A padronização das notas fiscais exigirá ajustes técnicos profundos, para garantir aceitação e validação pelo fisco. Especialistas alertam que empresas sem adaptação tecnológica podem ficar impedidas de faturar, impactando diretamente vendas, folha e contratos.
Inovação no setor: Luz.IA Conciliadora
Quando identificamos, ouvindo mais de 160 contadores em nosso ciclo de escuta ativa, a crescente necessidade de automação e controle na conciliação de clientes e fornecedores, trouxemos ao mercado a Luz.IA Conciliadora da Ottimizza, pioneira entre agentes virtuais focados nesse processo, muito antes da Reforma Tributária já demandar essas mudanças.
Desenvolvida em colaboração com nossos clientes, a Luz.IA oferece:
- Análise automática das notas fiscais emitidas e recebidas
- Conferência entre compra, recebimento, pagamento
- Alertas proativos para divergências e inconsistências
- Histórico e rastreabilidade completa para auditoria
Ferramentas como Luz.IA Conciliadora já nascem preparadas para suportar o novo modelo de controle cruzado entre empresas e fornecedores.
Saiba mais acessando o artigo completo sobre a Luz.IA Conciliadora no nosso blog.
Split payment e antecipação do desembolso tributário
O conceito de split payment será incorporado ao processo fiscal: o imposto será automaticamente separado do pagamento ao fornecedor para ser transferido direto ao fisco. Para as empresas, isso significa antecipação dos desembolsos e necessidade de planejamento de caixa ainda mais preciso.
Enquanto o mecanismo não estiver totalmente implantado, a legislação permite o recolhimento do tributo em nome do fornecedor, mediante previsão em contrato e alinhamento criterioso entre áreas internas.
Manifesto do Documento Eletrônico e responsabilidade pelo recebimento
A obrigatoriedade do Manifesto do Documento Eletrônico, com confirmação de recebimento de mercadorias e serviços, passa a ser um ponto de atenção: a ausência do registro pode gerar multa por Unidade Padrão Fiscal e o cancelamento fora do prazo pode resultar em multa de 33% do valor do imposto.
Negligenciar prazos e registros eletrônicos sairá caro.
Por isso, recomendamos configurar alertas automáticos nos sistemas e adotar rotinas que garantam o cumprimento dessas exigências. Processos digitais bem ajustados reduzem riscos e aumentam a rastreabilidade.
A partir de toda essa complexidade, fica fácil entender porque a modernização do setor contábil veio para ficar.
Nuvem pública estatal e integração com sistemas privados
Para dar suporte ao processamento do volume de dados trazido pelo novo sistema, a Receita Federal investe pesado em sua nuvem própria, mantida pelo Serpro. Já somam mais de R$ 1 bilhão em aporte, com previsão de R$ 2,5 bilhões adicionais nos próximos ciclos. Os testes de integração com sistemas privados já estão em curso: as empresas precisarão garantir atualização contínua de seus sistemas para acompanhar a evolução desse cenário.
Não há mais espaço para processos manuais, retrabalho ou qualquer desatenção na comunicação com o fisco. Cada etapa automatizada é uma camada extra de proteção, economia e eficiência operacional.
Como a Ottimizza pode contribuir para a gestão dos novos riscos?
Na Ottimizza, enxergamos essas mudanças não apenas como desafios, mas também oportunidades de transformar a forma de trabalhar. Nossas soluções, como o Luz.IA Conciliadora, Meu Integrador, Integra Mais, Checklist e Cobra Arquivo, já atendem à necessidade de integração, rastreabilidade e controles automatizados, essenciais no contexto atual da gestão empresarial.
Aproveite para conhecer melhor o nosso portfólio e entender como nossas ferramentas ajudam no controle do risco fiscal de fornecedores, maximizando o aproveitamento de créditos tributários e garantindo conformidade contínua a partir de 2026.
