Tempo estimado de leitura: 8 minutos e 30 segundos
Você ainda tem receio de aplicar um reajuste de honorários contábeis para os seus clientes? Mesmo essa prática sendo essencial para o crescimento do seu escritório contábil, nós sabemos que há muitas questões envolvidas a discutir nesse momento, e o receio de reações negativas acaba aparecendo.
Nesse artigo iremos orientar você, contador, a verificar qual é o melhor momento para trazer esse tópico à tona com os seus clientes. E perca o medo dessa etapa crucial para o crescimento do seu negócio.
Verifique a necessidade do reajuste
Antes de tudo, alguns fatores devem ser levados em consideração no momento em que o contador resolve aplicar um reajuste de honorários contábeis aos seus clientes.
Dessa forma, elencamos algumas justificativas para te ajudar a analisar essa possibilidade:
- Inflação anual;
- Aumento da complexidade de demandas e operações devido a exigências legais;
- Mudanças recorrentes na legislação;
- Aumento de serviços devido ao crescimento do cliente.
Crescimento do cliente
No entanto, no momento que uma empresa começa a crescer, as obrigações e demandas crescem paralelamente.
Toda pessoa jurídica precisa de uma contabilidade, e muitas delas continuam com o mesmo escritório desde microempresa. Ou seja, os fatores qualidade e confiança são essenciais para uma parceria duradoura.
Nesse sentido, o faturamento dos seus clientes pode crescer, e o gasto de tempo para realizar todos os processos contábeis não é mais o mesmo. Há mudanças no regime tributário: do MEI o cliente passa a ser Simples Nacional e depois Lucro Presumido ou Real.
Como resultado, essas mudanças trazem muitas demandas a mais para a contabilidade. Por exemplo, o crescente número de lançamentos devido ao aumento da emissão de notas fiscais, e até a entrega de mais obrigações acessórias, exigindo uma maior complexidade contábil.
Assim, para esse relacionamento profissional continuar, é necessário haver um reajuste de honorários contábeis. O escritório continuará a prestar um serviço de qualidade com uma equipe capacitada e ativa.
Frequência da análise
Logo, como saber qual a melhor frequência para realizar essa análise de reajustes?
Não há uma resposta correta. Você pode fazer essa análise em qualquer momento do ano, tanto de forma conjunta para todos os clientes, ou para aquele caso específico.
A maioria dos escritórios adota o reajuste anual aplicado no início do ano justamente pelo fechamento do exercício anterior anual. Fica mais fácil para analisar o aumento de serviços e demandas e também é o momento que a maioria dos fornecedores também reajusta seus serviços.
Geralmente os parâmetros utilizados para aplicar esse reajuste anual são estimados com base nos índices de inflação, como o Índice Geral de Preços-Mercado (IGP-M) e o Índice Nacional de Preços ao Consumidor Amplo (IPCA). É importante utilizar esses parâmetros justamente para não defasar os valores cobrados.
Marque uma reunião com o cliente
Caso você queira aplicar um reajuste pelo aumento de demandas do cliente, nada de tratar sobre esse assunto por telefone ou e-mail. O contato face a face é essencial para trazer conexão, confiança e credibilidade ao assunto.
Logo, em uma conversa pessoal há maior riqueza na comunicação, o cliente tende a ser mais receptivo e também é uma forma de visualizar a linguagem corporal para avaliar o desempenho da conversa.
Portanto, marque uma reunião com o seu cliente e deixe claro que você precisa tratar sobre o futuro da parceria. Ressalte que como contador, você precisa alinhar algumas questões para continuar prestando um serviço de qualidade a ele.
Se prepare para a reunião
Desenvolva uma abordagem baseada em um roteiro com tópicos. Em suma, quanto mais preparado você estiver para apresentar todos os pontos e motivos que o levaram a aplicar um reajuste nos honorários contábeis, há mais chances do cliente ficar ciente e compreensivo.
- Evidencie o sucesso da parceria até então: relembre a trajetória entre cliente e contabilidade e reafirme a parceria de confiança que ambos têm;
- Exponha a necessidade do reajuste e traga valores: esse é o momento que você irá explicar o motivo que o levou a decisão de reajustar e mostre que o cliente está exigindo mais de sua equipe pelo aumento de demandas;
- Prepare-se para todos os cenários: independente de como o cliente irá reagir, se prepare para todos os tipos de respostas, tanto negativas quanto positivas, e desenvolva uma argumentação.
Gere relatórios que provem a sua decisão
Não há melhor maneira para provar que o seu cliente cresceu além de mostrar relatórios contábeis e de serviços. Nesse sentido, o documento essencial para compartilhar com o cliente é um relatório contendo a evolução dos trabalhos da sua equipe. Tudo o que era feito no início da parceria, e o que é feito hoje, incluindo o tempo gasto, se possível.
Apostar em uma ferramenta de gestão de serviços é essencial para gerenciar todas as demandas do seu escritório, e assim, ter todas as informações centralizadas em um só lugar.
Por fim, você irá mostrar ao cliente que a contabilidade está transmitindo mais obrigações acessórias, está levando mais tempo para lançar os documentos, realizar o fechamento do período e também está fazendo serviços adicionais com mais frequência.
E se o cliente não aceitar o reajuste de honorários contábeis?
Como resultado, infelizmente é comum um cliente reagir de forma negativa ao pedido de reajuste, tanto o aplicado em função do aumento da inflação ou pelo seu aumento de demandas. Nesses casos você precisará avaliar a tomada de decisão: ponderar o reajuste e acatar o pedido do cliente ou encerrar a parceria.
Esse é um momento crucial, pois dependendo da decisão, ela dará margem para o cliente renunciar a outras decisões que poderão ser tomadas no futuro por você.
Afinal, casos são casos, mas a confiança pelo serviço fornecido pelo seu escritório deve vir em primeiro lugar. O preço é baseado em confiança e credibilidade. Se o cliente não aceitar o reajuste, há a possibilidade de ele não enxergar essas duas bases no seu escritório. Assim, ele não irá te considerar um parceiro estratégico, e nesses casos, o melhor a se fazer é romper a parceria.
Em suma, você precisa de clientes que estejam abertos a criar uma colaboração sólida que ambos cresçam paralelamente e de forma saudável.
Utilize a tecnologia a seu favor
Afinal, como provar para o seu cliente que as demandas aumentaram? Geralmente você não consegue gerenciar os serviços adicionais solicitados por ele em razão dos vários meios que ele utiliza para solicitá-los. Um dia ele solicita uma guia recalculada por ligação, outro dia por e-mail, outro dia por WhatsApp, dificultando o gerenciamento e centralização.
Com a Ottimizza você não terá mais esse problema. A solução Gestão de Tareffas possibilita o gerenciamento de todas as demandas do seu escritório, por colaborador, e ainda cria serviços avulsos com poucos cliques.
Além de trazer de forma fácil e prática todas as tarefas com prazo, a solução também disponibiliza um relatório com todos os serviços adicionais por período. Assim, você conseguirá avaliar o aumento de demandas e a necessidade de reajuste dos honorários contábeis dos seus clientes de forma concreta e organizada.
