Se você é contador ou dono de um escritório de contabilidade, já sabe que, a partir de janeiro de 2025, entra em vigor a nova DCTFWeb que vem substituindo definitivamente a DCTF tradicional, trazendo mudanças significativas para a declaração de débitos e créditos tributários.
Implementada pela Instrução Normativa RFB nº 2.237/2024, essa mudança promete modernizar, automatizar e simplificar o sistema tributário brasileiro, mas também exige adaptação dos escritórios de contabilidade e empresas em geral.
Neste guia, reunimos tudo o que você precisa saber sobre a DCTFWeb, desde suas funcionalidades até dicas práticas para adaptação.
Aqui, você vai encontrar:
- O que é a DCTFWeb e o que muda;
- O que muda com a nova DCTFWeb
- Quais tributos estão inclusos e como funciona;
- Como funcionam a DCTFWeb e seus novos tributos
- Impactos da DCFTWeb em escritórios de contabilidade
- Como se preparar para as mudanças
- Passo a passo para preenchimento
- Prazos DCTFWeb
- Multas e penalidades DCTFWeb
- Tabela comparativa
O Que é a DCTFWeb e Por Que Substitui a DCTF?
A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Web (DCTFWeb) é a evolução da antiga DCTF. Uma plataforma que permite a declaração automatizada de tributos federais.
As principais diferenças são:
- Centralização: Informar tributos de maneira integrada, eliminando etapas manuais.
- Automatização: Dados são alimentados automaticamente por sistemas como eSocial, EFD-Reinf e o novo Módulo de Inclusão de Tributos (MIT).
- Abrangência maior: Inclui tributos como o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), antes não contemplados.
Quem é obrigado a declarar?
Conforme o Gov.br, a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (e de outras entidades e fundos) deve ser realizada pela matriz das seguintes empresas:
- Órgãos públicos com unidades gestoras de orçamento, autarquias e fundações públicas, com algumas regras específicas.
- Microempreendedores Individuais (MEI), se contratarem empregados, adquirirem produção rural, patrocinarem times de futebol ou fizerem retenção de tributos.
- Produtores rurais pessoas físicas, em casos de contratação de empregados, venda de produção ou retenção de tributos.
- Pessoas físicas, se comprarem produtos rurais para revenda no varejo.
- Contribuintes individuais e donos de obras, quando equiparados a empresas.
- Organismos internacionais que contratem trabalhadores segurados do INSS.
Com exceção em casos específicos como unidades gestoras públicas inscritas como filiais no CNPJ.
O Que Muda com a nova DCTFWeb?
A principal mudança está na centralização das informações. Os dados serão integrados diretamente nos sistemas do Sped, eliminando etapas manuais e erros comuns.
Outra grande novidade é o MIT (Módulo de Inclusão de Tributos), que permite:
- Incluir tributos que antes eram declarados no PGD DCTF.
- Automatizar o processo de inclusão de débitos tributários.
Com isso, empresas e escritórios contábeis ganham mais controle sobre os prazos e menos chances de inconsistências nas declarações.
🔵A nova obrigatoriedade afeta tanto as grandes empresas quanto os pequenos escritórios de contabilidade, que devem se preparar para essa transição.
Quais Tributos Estão Inclusos na DCTFWeb?
A DCTFWeb cobre uma variedade de tributos federais a serem declarados. Esses são os principais:
- Contribuições previdenciárias (INSS);
- Contribuição para o PIS/Pasep;
- COFINS;
- Retenção de IRPJ
- Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF);
- Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
- Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
Em resumo, ela veio para simplificar e automatizar declarações fiscais, deixando o passado manual para trás e facilitando demais a vida dos contadores.
Como Funcionam a DCTFWeb e Seus Novos Módulos?
A DCTFWeb é alimentada com informações vindas de três fontes principais:
👆 eSocial: Sistema de escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
✌️ EFD-Reinf: Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais.
👌 MIT: Novo Módulo de Inclusão de Tributos, que possibilita a inclusão de débitos tributários adicionais.
Como funciona o MIT?
Imagine que uma empresa identificou um tributo adicional após o fechamento do mês. Antes, seria necessário preencher manualmente formulários no PGD DCTF. Agora, com o MIT, você pode incluir essas informações diretamente no sistema de forma automatizada, reduzindo erros e economizando tempo.
Esses dados são integrados ao Sped, organizando tudo em um único lugar e garantindo maior precisão nas declarações.
O DCTFWeb, quando realizado pelo e-CAC, funciona da seguinte forma:
- O sistema recebe as informações
- Realiza as vinculações necessárias
- Calcula o saldo a pagar
- Após o envio da declaração, ele disponibiliza a emissão do DARF(documento de arrecadação)
Impactos da DCTFWeb para os Escritórios de Contabilidade
Com a introdução da DCTFWeb, os processos internos dos escritórios de contabilidade devem ser revisados.
Algumas das principais transformações incluem:
- Automatização das rotinas fiscais: Reduz erros e retrabalhos.
- Maior controle sobre prazos: Graças à centralização e integração dos sistemas.
- Adaptação tecnológica: Escritórios precisam atualizar seus sistemas e capacitar suas equipes.
- Redução de inconsistências: Com dados extraídos diretamente do eSocial, EFD-Reinf e MIT.
Apesar de parecer trabalhoso no início, essa mudança é uma oportunidade para modernizar o fluxo de trabalho diário e oferecer um serviço mais ágil e confiável para os clientes devido a facilidade de inserção de tributos e a organização das informações fiscais.
Como os Contadores Devem se Preparar para a DCTFWeb?
Preparar-se para a nova DCTFWeb envolve algumas ações essenciais. Aqui vão algumas dicas práticas para se adaptar sem dor de cabeça:
1. Realize um diagnóstico interno
Identifique quais processos atuais dependem de ações manuais ou têm maior risco de erros. Isso ajudará a priorizar melhorias antes da implementação da DCTFWeb.
2. Atualize os sistemas do escritório
Sistemas contábeis atualizados evitam erros de integração e garantem conformidade com a legislação.
3. Implemente uma gestão de prazos eficiente
A nova obrigatoriedade exige organização para não perder datas importantes. Use ferramentas específicas para monitorar e gerenciar prazos de forma centralizada, como o Tareffa da Ottimizza, que permite criar alertas automáticos e organizar tarefas em um único lugar.
4. Treine sua equipe
Promova treinamentos para que todos os colaboradores compreendam as mudanças da DCTFWeb e saibam como utilizar os sistemas atualizados. Por exemplo, peça a todos para lerem esse artigo e realizarem o quiz que preparamos!
5. Monitore as declarações com regularidade
Implante uma rotina para revisar e validar os dados antes do envio da DCTFWeb. Isso evita inconsistências e multas.
Passo a Passo para Preencher a DCTFWeb
Envio pelo Portal e-CAC:
- Acesse o sistema da Receita Federal.
- Clique em “Iniciar”
- Faça login no Gov
- Clique no botão “Transmitir”
- “Transmitir” novamente na tela que abrir
- Siga as instruções da tela e assine digitalmente
- Confirme a emissão da guia
Clicando aqui, você encontra um passo a passo mais detalhado feito pelo próprio Gov.br, com exemplos específicos e detalhes de como abater pagamentos anteriores.
Prazos da DCTFWeb
Existem três modalidades da DCTFWeb, elas são:
DCTFWeb Mensal: até às 29h59min59s (horário de Brasília) do dia 15 do mês subsequente ao da ocorrência dos fatos geradores (em caso de feriado ou final de semana, cai no próximo dia útil)
DCTFWeb Anual(com valores referentes ao 13° salário): até 20 de dezembro (em caso de final de semana, cai no último dia útil anterior)
DCTFWeb Diária: até o 2° dia útil após a realização do evento esportivo (sim, ela é destinada especificamente a eventos esportivos).
Multas e Penalidades
Erros ou atrasos na entrega da DCTFWeb podem gerar multas significativas.
Principais penalidades:
- Atraso na entrega: Mínimo de R$200,00 para empresas sem movimento, e R$500,00 para os demais casos.
- a multa pode ter redução de 90% para quem é MEI e de 50% para ME e a EPP enquadradas no Simples Nacional
- Erro ou omissão: R$20,00 a cada dez informações incorretas ou omitidas.
DCTF Tradicional X DCTFWeb
Para mais informações como dispensas de apresentação, envio simplificado pelo eSocial, reduções em multas, acréscimos legais, origem dos débitos e créditos e créditos vinculáveis da DCTFWeb, acesse o Manual de Orientação da DCTFWeb da Receita Federal ou assista a esse vídeo mega explicativo do Professor Eduardo Tanaka!
A chegada da DCTFWeb é um grande marco na modernização da contabilidade, mas também uma vitória na descomplicação do sistema tributário brasileiro. Com integração, automação e maior controle, você pode esperar uma rotina de trabalho mais facilitada.
Agora que já sabe tudo sobre a DCTFWeb, aproveite para se preparar e transformar essa transição em uma vantagem competitiva.
🚀Não fique para trás! Agende uma demonstração com a Ottimizza agora mesmo e veja como simplificar sua rotina contábil!
Confira mais artigos 👇
- A Nova DCTFWeb: O Que Contadores Precisam Saber
- Melhores sistemas contábeis para 2025: Confira nossa lista!
- Gestão de Tarefas Contábeis: Como Organizar a Rotina do Seu Escritório em 7 Passos
- Gestão de Tempo e Produtividade: Como otimizar a sua rotina contábil
- 10 passos para modernizar seu escritório contábil
