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Sabemos que a gestão de tempo durante a rotina de um escritório de contabilidade deve ser minuciosamente planejada e organizada.
Muitas demandas e obrigações com prazo fazem parte das atribuições de um contador, dessa forma é imprescindível que o profissional tenha uma gestão eficiente para conseguir finalizar todas elas de forma satisfatória e em tempo hábil.
Todavia, uma má gestão pode levar ao acúmulo de tarefas, e esse acúmulo pode levar a erros e atrasos na finalização das demandas.
Esse cenário poderá afetar negativamente a saúde do profissional e a integridade do escritório contábil, que precisará arcar com multas e encargos devido ao não cumprimento de obrigações perante a legislação.
Como planejar sua gestão de tempo?
Uma boa gestão de tempo traz qualidade de vida e aumento da produtividade ao contador, até possibilitando a captação de novos clientes.
Em suma, essa organização irá evitar a sobrecarga de trabalho e a necessidade dos profissionais trabalharem depois da finalização do horário de expediente. Infelizmente esse cenário ainda é muito comum na área contábil, principalmente em época de alta demanda de serviços, como o fim de ano.
Por esse motivo, é extremamente importante planejar uma gestão de tempo para evitar um expediente maior que o necessário e acúmulo de tarefas.
Abaixo iremos compartilhar maneiras para você otimizar a sua rotina contábil e planejar uma gestão de tempo eficiente e produtiva.
Organize e priorize suas demandas por prazo
Antes de tudo, é importante que o contador reúna todas as suas atribuições e trace seus respectivos prazos para evitar esquecimentos.
O ato de reunir tudo o que ele precisa fazer no mês lhe fornece uma visão macro de todas as demandas, possibilitando analisar prioridades e tarefas que podem ser deixadas para depois.
Nesse sentido, classifique as tarefas urgentes e importantes e defina períodos de total concentração, sem interrupções. Mesmo sendo algo difícil de se estabelecer devido à alta demanda de atendimento, é importante que o contador possua um tempo definido, nem que seja de cerca de uma hora, para se dedicar as tarefas mais urgentes.
Um tempo sem interrupções assegura melhor exatidão na execução das tarefas e menos risco de erros.
Desse modo, uma agenda eletrônica pode ser uma boa aliada para organizar sua rotina com todas as tarefas definidas com prazos, como a Google Agenda, ou mesmo a adoção de uma plataforma de gestão de tarefas desenvolvida especialmente para a área contábil.
Defina processos e automatize demandas repetitivas
Nesse meio tempo é importante que o contador visualize possíveis demandas que tomam muitas horas de sua rotina e que possam ser automatizadas.
Confira algumas demandas que levam horas para sua finalização:
- Digitação de lançamentos contábeis: dependendo do tamanho do cliente, pode levar dias;
- Envio de extratos bancários: há clientes que demoram para mandar, o que pode atrasar no fechamento do período contábil e na emissão de relatórios;
- Cobrança de documentos pendentes: a falta de documentos e a cobrança constante pelo seu envio pode tomar muito tempo da rotina do contador;
- Envio de guias de impostos: o envio manual de guias de impostos para pagamento aos clientes, por e-mail e WhatsApp, pode demorar dias e ocasionar em envios errôneos e aplicação de multas pelo atraso no pagamento.
Além de automatizar essas demandas específicas, é importante que o contador defina processos, ou seja, trace um passo a passo para realização de cada tarefa e as padronize.
Em síntese, a padronização garante que toda a equipe realize as atividades da mesma maneira, evitando erros e esquecimentos. Isso facilitará a rotina caso outro colaborador precise assumir a demanda devido à ausência do responsável.
Gerencie os momentos de intervalo e interrupções
Além disso, é importante que o contador estabeleça possíveis horários e períodos de interrupções direcionados a checar e-mails, mensagens e possíveis dúvidas de sua equipe.
Como já mencionado, uma contabilidade possui uma alta demanda de atendimento, e defini-los fará com que você não seja interrompido durante um momento de concentração.
Em outras palavras, estabelecer esses intervalos é essencial para o contador manter o foco em suas demandas e garantir uma melhor execução de suas tarefas. A concentração lhe trará qualidade e excelência no serviço prestado aos seus clientes.
Do mesmo modo, também é relevante que o contador compartilhe sua rotina e horários com a equipe para reduzir possíveis interferências no seu trabalho.
Revise e ajuste o seu planejamento se necessário
Do mesmo modo, é necessário que de tempos em tempos você retorne ao seu planejamento da rotina e o revise. Assim, você poderá avaliar quais etapas estão dando certo, poderá aprimorar algumas e eliminar as atividades que não estão agregando.
A rotina de um contador é variada, por esse motivo não há um planejamento “correto”. Cada profissional precisa avaliar sua rotina e personalizar um planejamento que melhor se encaixe com os seus horários e picos de concentração.
Portanto, uma boa forma de avaliar sua produtividade se dá através da análise das tarefas que tomam mais tempo de sua rotina e o que você pode fazer para otimizá-las.
No caso, você leva muito tempo cobrando documentos que o cliente precisa enviar? Aposte na automatização dessas cobranças por meio de robôs e mensagens personalizáveis.
Use ferramentas que te auxiliem na economia de tempo
Como mencionado no exemplo acima, muitas vezes a melhor forma de otimizar tempo é utilizar ferramentas e softwares que agilizem a sua rotina. Essas alternativas podem ser fundamentais para uma boa gestão de tempo.
Hoje, com a automação de processos, é essencial que você adote tecnologias para permanecer relevante no mercado de trabalho. A maioria dos clientes preza por agilidade e entrega de informações que só a tecnologia pode oferecer ao seu escritório.
Como resultado, essa atualização tecnológica na maneira de prestar serviços pode alavancar a produtividade na sua rotina, evitar preocupações e possíveis erros que profissionais sobrecarregados podem cometer.
Garanta benefícios e qualidade de vida com uma boa gestão de tempo
Em suma, obter uma gestão de tempo eficiente pode trazer muitos benefícios para a rotina do contador e para o escritório contábil, como:
- Aumento da produtividade;
- Melhor qualidade de vida;
- Captação de novos clientes e fidelização da carteira;
- Cumprimento de prazos com maestria;
- Maior foco em atividades estratégicas, como consultoria;
- Facilidade na adaptação de novas rotinas contábeis conforme a legislação;
- Melhor distribuição de custos e significativa redução.
Uma das chaves para garantir uma boa gestão de tempo e todos os benefícios que ela pode trazer é a eliminação de tarefas repetitivas que tomam muito tempo da rotina do contador. Como obter os extratos bancários de todos os clientes e a digitação de lançamentos contábeis.
Essas questões podem ser solucionadas com a Ottimizza. Nesse cenário, as soluções de automação são uma ótima opção para agregar agilidade por meio de funcionalidades especialmente desenvolvidas para escritórios contábeis.
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