A gestão contábil é uma área estratégica de qualquer empresa importantíssima para garantir um controle financeiro eficiente, a conformidade com a legislação e a tomada de decisões mais seguras e acertadas.
De modo geral, esse tipo de gestão baseia-se na organização, avaliação e acompanhamento de uma série de dados financeiros e fiscais, que incluem demonstrativos, notas fiscais, registro e controle de transações, além de planejamento tributário.
Quer entender o que é gestão contábil, a importância para sua empresa e como realizá-la de forma adequada? Vem com a gente!
Conteúdo do Artigo:
O Que É Gestão Contábil?
A gestão contábil consiste no controle e organização das obrigações contábeis de uma empresa, abrangendo atividades como a emissão de notas fiscais, apuração de tributos, elaboração de relatórios financeiros e escolha do regime tributário mais coerente.
Além disso, essa área também precisa estar atenta constantemente às normas atualizadas de órgãos como a Receita Federal e Secretarias da Fazenda.
Os responsáveis pela gestão contábil devem atuar em conjunto com os departamentos financeiro e administrativo para manter toda a rotina em ordem, evitando riscos fiscais e garantindo a saúde financeira do negócio.
Qual A Importância Da Gestão Contábil?
A gestão contábil é importantíssima para manter as finanças da empresa organizadas e também para assegurar o cumprimento das exigências legais.
Além de acompanhar as entregas das obrigações fiscais, ela também proporciona suporte ao planejamento financeiro e guia as decisões estratégicas.
É justamente por meio de demonstrativos contábeis que a empresa consegue comprovar sua saúde financeira e facilitar a captação de crédito, além de identificar oportunidades de investimento.
O Que São Rotinas Contábeis?
As rotinas contábeis englobam todas as tarefas e processos necessários para manter um escritório contábil funcionando.
Elas envolvem atividades como apuração de impostos, envio de declarações, emissão de guias, e gestão de documentos fiscais.
Por demandarem organização, precisão e o controle rigoroso dos prazos, essas tarefas exigem um método que simplifique o planejamento.
O Que Faz Uma Gestão Contábil?
A gestão contábil tem uma atuação estratégica nas rotinas da empresa, oferecendo orientação baseada em dados da empresa.
Por meio dela, é possível fazer o mapeamento de riscos, identificar oportunidades e definir caminhos para otimizar resultados.
Sua função é contribuir com a economia de recursos, garantindo o pagamento de tributos corretamente, evitando, assim, custos desnecessários. Tudo isso contribui para um cenário mais favorável de crescimento e investimento.
A gestão contábil acompanha o fluxo financeiro, antecipa cenários e garante o cumprimento das obrigações trabalhistas, tornando as rotinas mais organizadas e eficientes.
Quais As Principais Funções De Uma Gestão Contábil?
A gestão contábil tem muitas funções dentro de uma empresa. Listamos as principais logo abaixo, confira:
- Organização das Finanças: registrar e acompanhar as transações financeiras, como entradas, saídas, compras e pagamentos.
- Relatórios Estratégicos: elabora demonstrativos da situação econômica da empresa, incluindo balanço patrimonial e fluxo de caixa.
- Avaliação de Desempenho: analisa os números para compreender onde estão os lucros, perdas e possíveis ajustes.
- Planejamento Financeiro: auxilia na criação de orçamentos e projeções.
- Conformidade Legal: garante o correto pagamento de tributos e a entrega das obrigações fiscais respeitando os prazos legais.
- Apoio à Tomada de Decisão: oferece avaliações e orientações para melhorar o desempenho e minimizar riscos.
Quais As Vantagens De Ter Uma Gestão Contábil?
A gestão contábil é uma abordagem que pode trazer muitos benefícios para as rotinas financeiras da sua empresa. Confira quais são elas a seguir:
Atendimento Às Questões Fiscais E Trabalhistas
Um dos principais benefícios, sem dúvida, é o atendimento às questões fiscais e trabalhistas, já que ela garante que as obrigações legais sejam cumpridas corretamente.
Dessa forma, a empresa consegue evitar riscos legais, multas e passivos que possam impactar negativamente a saúde financeira do negócio.
Precificação De Produtos E Serviços Mais Assertiva
Com base em dados contábeis precisos, a gestão contábil ajuda a definir preços mais adequados à realidade do negócio, com base em diferentes variáveis, como custos, margens de lucro e posicionamento no mercado, potencializando a rentabilidade.
Controle Financeiro E Econômico Mais Eficiente
Ao organizar e acompanhar todas as movimentações financeiras, a gestão contábil oferece uma visão clara do desempenho econômico da organização, permitindo um melhor controle sobre a utilização dos recursos e facilitando o planejamento.
Aumento Da Competitividade Do Mercado
Uma empresa deve ter total conhecimento dos números, cumprir com suas obrigações e tomar decisões estratégicas baseadas em dados contábeis.
Isso permite um posicionamento melhor no mercado, atuando com mais eficiência, segurança e capacidade de crescimento.
7 Dicas De Como Organizar Suas Tarefas Contábeis
Agora você sabe o que são as rotinas contábeis, mas entender o significado e ter facilidade em construir uma são coisas distintas.
Se achou que íamos te deixar fazendo isso sozinho e quebrando a cabeça no processo, achou errado.
Aqui vão 7 passos simples e essenciais para te guiar na otimização da rotina do seu escritório!
1 – Mapeie Seus Processos
Antes de qualquer outra coisa, você precisa entender como sua rotina funciona nos dias de hoje.
Reserve um momento tranquilo, pegue uma caneta e uma folha de papel, e liste todas as tarefas do seu escritório. Desde a emissão de guias até a conferência de documentos, registre cada etapa.
Dica prática: Use ferramentas como diagramas ou mesmo uma folha de papel para criar um esboço inicial. Quanto mais detalhado for o mapeamento, mais fácil será identificar gargalos.
2 – Crie Um Fluxograma
Agora que você tem os processos mapeados, é hora de transformar sua lista em um fluxograma visual.
É de sua escolha se ele vai ser simples, com apenas palavras-chave e nada mais, ou algo mais aprofundado.
É importante sempre incluir os prazos e responsáveis em cada etapa.
O objetivo desse fluxograma é te ajudar a entender a relação entre as tarefas e priorizar etapas críticas
Aqui vão alguns exemplos de fluxograma:
3 – Gerencie As Prioridades
Com todo o material criado em mãos, chegou o momento de fazer algumas escolhas cruciais.
É sempre importante lembrar que nem todas as tarefas têm o mesmo peso. Utilize checklists para separar atividades urgentes de outras menos prioritárias.
Aqui entra o Tareffa, onde você pode:
- Criar checklists específicos para cada departamento.
- Delegar tarefas diretamente no sistema e monitorar o progresso.
- Garantir que nada seja esquecido, mesmo nas rotinas mais complexas.
4 – Delegue Tarefas
Até aqui, os passos devem estar fluindo como água. O mais natural nessa parte do processo é realocar tarefas que já não fazem mais sentido serem realizadas manualmente, ou que não estão onde deveriam estar.
Vamos distribuir responsabilidades para a equipe, mas também para sistemas de automação, que conseguem realizar elas com mais facilidade e agilidade.
Como Fazer Isso Na Prática?
- Identifique tarefas manuais repetitivas: processos como apuração de impostos, envio de declarações, e extração de dados financeiros são candidatos ideais para automação.
- Implemente sistemas de automação: soluções como o Meu Integrador Contábil, a Busca Automática de Extratos, e o Tareffa são grandes aliados. Elas reduzem erros, economizam tempo e permitem que sua equipe foque em atividades estratégicas.
- Atribua responsabilidades claras para cada colaborador e utilize sistemas como o Tareffa para definir papéis e monitorar o desempenho.
- Realize reuniões semanais para alinhar expectativas e garantir que ninguém esteja sobrecarregado.
O Meu Integrador Contábil pode transformar um trabalho que levaria horas em minutos, automatizando lançamentos financeiros com total precisão.
5 – Mantenha A Comunicação Uma Prioridade
A cola que mantém todos esses passos bem juntinhos é, e sempre será, a comunicação.
A falta de comunicação é motivo de estresse diário de cerca de 52% dos colaboradores de empresas, enquanto para 44% esse fato ocasionou em atrasos nos prazos de entrega.
Para evitar esse tipo de problema, utilize uma ferramenta que centralize e torne fácil a gestão, organização e consulta da comunicação com cliente e interna.
Solução prática: ferramentas integradas ao WhatsApp, como o Gestão de Atendimento ao Cliente da Ottimiza, irão tornar a sua comunicação interna e com clientes mais estratégicos!
6 – Monitore Prazos
Parece óbvio, mas é essencial garantir que as obrigações sejam cumpridas dentro do prazo, caso contrário, você lida com multas e atrasos.
Uma boa opção é utilizar ferramentas que te permitam acompanhar esses prazos, como calendários digitais, agendas compartilhadas e checklists.
7 – Automação De Processos Repetitivos
Para finalizar, vamos automatizar todos os processos necessários. Como vimos no Passo 4, a automação é uma das principais estratégias para fazer mais coisas em menos tempo, sem sacrificar qualidade.
Atividades repetitivas consomem muito tempo e energia que poderiam ser usados em tarefas que requerem mais empatia e impacto humano. A boa notícia é que resolver isso é fácil, basta usar ferramentas de automação!
- Redução de erros;
- Aumento de produtividade;
- Mais tempo para o cliente.
Com ferramentas como o Meu Integrador Contábil, que automatiza a importação de dados fiscais e bancários, e o Tarefa, que organiza os serviços e responsabilidades da equipe, você consegue liberar seus profissionais para focar nas atividades mais estratégicas, enquanto a tecnologia cuida do resto.
Rotina De Planejamento Para Gestão De Tarefas Contábeis
- Equipe alinhada;
- Tarefas delegadas;
- Processos monitorados.
É hora de pensar no planejamento!
Uma das maiores armadilhas de um escritório contábil é a falta de planejamento estruturado. Sem isso, é fácil deixar que prazos importantes sejam esquecidos ou perder o controle de atividades críticas.
Dedique um tempo no início de cada semana e cada mês para sentar com a equipe e revisar pendências, ajustar prioridades e garantir que tudo esteja nos trilhos.
Criamos um Checklist Mensal de Planejamento Contábil para te ajudar nessa missão de melhorar a gestão de tarefas contábeis da sua empresa. É só criar uma cópia e editar como desejar.
A organização das tarefas contábeis é um diferencial para escritórios que querem crescer com eficiência.
Conclusão
Quer melhorar a gestão contábil da sua empresa? Então, conheça a Ottimizza, oferecemos soluções inovadoras para a gestão contábil, com foco em automação e ganho de eficiência.
Entre as principais ferramentas está o Meu Integrador, que automatiza lançamentos contábeis e integra com sistemas financeiros, acelerando os processos de forma significativa.
O Tareffa organiza e gerencia tarefas contábeis com dashboards em tempo real, garantindo prazos e evitando multas. Já o Busca Extrato facilita o acesso a extratos bancários automaticamente, eliminando a dependência de envio por parte dos clientes.
Além disso, a solução de Atendimento permite estruturar o atendimento do seu escritório contábil em um único lugar. Seus clientes e não clientes falam com você pelo whatsapp e sua equipe organiza e gerencia os atendimento de forma estruturada pela nossa solução.
Com essas ferramentas, a Ottimizza transforma a rotina dos escritórios contábeis, tornando-a mais produtiva, segura e organizada. Saiba mais preenchendo o formulário abaixo!
