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Qual a importância da contabilidade de condomínio?
A contabilidade de condomínio é uma peça fundamental da gestão condominial porque através dela é possível visualizar se a administração está cumprindo com as suas obrigações financeiras de forma transparente.
Em suma, é muito importante haver essa transparência, pois a contabilidade será a principal forma que os condôminos irão compreender para onde a taxa de condomínio e outros valores pagos estão sendo direcionados.
Um condomínio precisa ter escrituração contábil?
Um condomínio edilício, tanto residencial quanto comercial, é uma pessoa jurídica sem fins lucrativos. Até 2024, o Conselho Federal de Contabilidade (CFC) não possuía uma norma específica para eles.
Logo, se a administração do condomínio optar em realizar a escrituração contábil, as normas ITG 2002 – Entidade sem Finalidade de Lucros devem ser respeitadas.
No entanto, está em desenvolvimento a ITG 2005 – Entidade em Condomínio Edilício. Ela entrará em vigor a partir do dia 1 de janeiro de 2025, mas ainda não obriga os condomínios a terem uma contabilidade de fato.
Quem é responsável pela sua realização?
Não há obrigação por lei para contratação de um serviço contábil ou uma administradora, porém, é obrigação do síndico apresentar as contas mensalmente aos condôminos e apresentá-las na assembleia anual de prestação de contas.
No entanto, como não é todo síndico que possui conhecimento dessa área, ele pode optar em contratar um terceiro para auxiliá-lo nessa parte, o qual deve-se levar essa decisão para votação em uma assembleia.
O fato de contratar um profissional para fazer essa parte demonstra segurança ao condomínio, mas é essencial que tanto o síndico quanto a empresa terceirizada estejam caminhando juntos para garantir uma gestão eficiente e transparente.
Optar por escritório de contabilidade ou administradora?
Apesar de ambos oferecerem serviços contábeis, o escritório de contabilidade e uma administradora de condomínios possuem propósitos diferentes.
Enquanto a contabilidade presta serviços de escrituração contábil, fiscal e pessoal, as administradoras também assumem responsabilidades administrativas do condomínio junto ao síndico, dependendo das atribuições acordadas em contrato.
Além disso, se o síndico entender que não domina totalmente as atribuições administrativas de um condomínio, uma administradora é a opção ideal. Já se ele compreende suas atribuições e precisa de um parceiro para realizar a parte contábil, um escritório de contabilidade é a melhor opção.
A importância de uma boa fiscalização
No entanto, é necessário tomar cuidado, pois um escritório de contabilidade se dedicará totalmente a parte contábil, e o síndico ficará com a administração. Nesse sentido, as atribuições de cada um ficam bem definidas, o que garantirá maior transparência dessa divisão de responsabilidades aos condôminos e até ao próprio síndico.
Em contrapartida, uma administradora fará tanto a parte contábil quanto uma parcela da administração, e esse acúmulo de responsabilidades poderá afetar negativamente a transparência das informações.
Independente de qual empresa o condomínio optar, é sempre importante manter os olhos abertos e fiscalizar toda a gestão do condomínio, pois ainda ocorre com frequência casos de fraudes e desvio de dinheiro.
Por outro lado, a maioria dos condomínios conta com um conselho fiscal, formado por condôminos eleitos em assembleia.
Esse conselho é uma parte fundamental da gestão condominial, pois além de auxiliarem o síndico com as tomadas de decisão, os membros do conselho também fiscalizam as contas de forma minuciosa para garantir maior segurança ao condomínio.
Assembleias Gerais e reuniões de Condomínio
As assembleias gerais de condomínio são necessárias para manter uma boa gestão e alinhar assuntos entre condôminos e administração.
- Assembleia Ordinária: as assembleias ordinárias devem acontecer no mínimo uma vez ao ano, ou conforme disposto na convenção. Essa assembleia tem como pautas principais a prestação das contas do condomínio pela administração, a eleição de síndico e conselheiros fiscais e a necessidade de reajuste de taxas.
- Assembleia Extraordinária: as extraordinárias podem ocorrer a qualquer momento e visam tratar de assuntos extraordinários dentro do condomínio, como uma obra que deverá ser feita, ou a aquisição de algum item de valor considerável. Nessas assembleias também poderá ser tratada sobre a necessidade de uma chamada de capital para arcar com as possíveis despesas que serão aprovadas. Inclusive, é muito importante que essas questões estejam inclusas na pauta do edital de convocação.
Documentos necessários para realizar uma assembleia
- Edital de convocação: É fundamental que as assembleias sejam convocadas com antecedência por meios de comunicação que garantam o recebimento do edital de convocação por todos os condôminos. Antes de decidir o dia da assembleia, é importante conferir na convenção do condomínio os dias de antecedência que ela deverá ser convocada. Pois se não respeitar esse período, há o risco de algum condômino impugná-la.
- Atas de Assembleia: é essencial que todas as assembleias elejam um secretário para redigir a ata. Essa ata irá detalhar todos os assuntos que foram tratados e as respectivas decisões tomadas de forma fiel. No futuro, ela também valerá como um documento comprobatório caso haja algum desentendimento no que foi acordado no momento da assembleia.
No entanto, é importante ressaltar que os condôminos inquilinos têm o direito de comparecer às assembleias para ficarem a par do que está sendo tratado, porém, somente os condôminos proprietários possuem direito ao voto para decidir alguma pauta, e precisam estar adimplentes com as suas obrigações.
Obrigações de um condomínio perante a legislação
Do mesmo modo que uma empresa precisa entregar obrigações acessórias e pagar guias de impostos, um condomínio edilício não foge dessas responsabilidades.
Todavia eles são pessoas jurídicas isentas, mas mesmo assim precisam declarar e contribuir com os impostos retidos ou patronais de prestadores de serviços e funcionários.
Confira as obrigações acessórias aplicadas a condomínios:
- DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte);
- EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais);
- DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos);
- eSocial para o envio de cadastros e informações trabalhistas;
Os condomínios também precisam realizar o pagamento dos seguintes impostos:
- INSS (Instituto Nacional do Seguro Social);
- CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido);
- PIS (Programa de Integração Social);
- COFINS (Contribuição para Financiamento da Seguridade Social);
- CSRF (Contribuições Sociais Retidas na Fonte);
- ISS (Imposto sobre Serviços);
- IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte)
- FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço)
Lembrando que os impostos trabalhistas, como o FGTS, deverão ser pagos somente se o condomínio dispor de funcionários em regime CLT.
Arrecadação de um condomínio: como ele se mantém?
Antes de tudo, por ser uma pessoa jurídica sem fins lucrativos, o dinheiro em caixa do condomínio tem uma única função: mantê-lo.
Contudo, periodicamente e dependendo da convenção, os condôminos realizam o pagamento de diversas taxas para arrecadar um montante e arcar com as manutenções preventivas e corretivas do condomínio.
Esse pagamento é geralmente feito via boleto, emitido pela administração ou pela contabilidade.
Confira as taxas que podem estar inclusas em um boleto condominial:
- Taxa de Condomínio: ela é arrecadada para arcar com as despesas ordinárias do condomínio, como luz das áreas comuns, jardineiro, remuneração do síndico, honorários contábeis, salário do porteiro, etc.
- Fundo de Reserva: o fundo de reserva equivale geralmente a 5 ou 10% do valor da taxa de condomínio e como o próprio nome já diz, é um valor para fins emergenciais. Esse montante é geralmente aplicado em uma conta de investimentos até que precise ser utilizado.
- Chamada de Capital: é um valor extra aprovado em assembleia para uma melhoria que exigirá um valor maior do que o condomínio possui.
- Contas de Consumo: as contas de consumo individual do apartamento, como água e gás, também podem estar inclusas em um boleto condominial.
Contudo, se uma unidade condominial estiver locada e um inquilino está usufruindo das instalações, ele só deverá pagar as taxas ordinárias, ou seja, a Taxa de Condomínio e as Contas de Consumo.
Por outro lado, o proprietário da unidade deverá arcar com as taxas extraordinárias, como fundo de reserva e chamadas de capital. Melhorias e reformas são despesas extraordinárias que agregam valor ao imóvel.
Como estipular o valor da taxa de condomínio?
Anualmente, na assembleia geral ordinária, os membros colocam em pauta a necessidade de um reajuste na taxa condominial para que o condomínio permaneça arcando de forma satisfatória com as suas despesas.
No caso, atualmente há duas maneiras de realizar o rateio da taxa condominial:
- Rateio pelas despesas: a contabilidade ou administração faz um levantamento de todas as despesas pagas pelo condomínio no mês anterior, e divide esse montante entre os condôminos nos boletos. Neste caso, não será necessário estipular um reajuste na assembleia, visto que a taxa condominial irá acompanhar o custo dos prestadores de serviços mês a mês.
- Rateio fixo: a contabilidade ou administração faz um levantamento das despesas dos últimos 12 meses, e através da média desses valores a administração propõe um reajuste durante a assembleia após a análise dos valores, também considerando o aumento do custo dos prestadores de serviços. Se os presentes acataram a esse reajuste, o novo valor entrará em vigor até a próxima assembleia
Como uma ferramenta de gestão de tarefas pode ajudar
Em conclusão, optar por um escritório de contabilidade ou administradora? Não importa. É certo que ambas terão diversas demandas diárias para garantir um serviço de qualidade aos condomínios.
Para atender todas elas, é necessário um gestor de tarefas que esteja alinhado a essas rotinas.
Confira alguns serviços que envolvem prazos para garantir o pleno funcionamento financeiro de um condomínio:
- Envio de obrigações acessórias;
- Apresentação do balancete contábil mensal aos condôminos;
- Envio de guias de impostos e documentos trabalhistas;
- Controle financeiro das contas;
- Emissão de boletos de taxa de condomínio;
- Leituras de hidrômetros e medidores de gás para inclusão do consumo nos boletos;
- Realização de assembleias;
- Registro de atas em cartório.
Imagine centralizar o controle de todos esses serviços em um só lugar?
Desse modo, com a solução Gestão de Tareffas, da Ottimizza, você tem o controle de todos os serviços pendentes e já realizados, além de automatizar a criação e baixa de demandas.
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