Lançamentos Contábeis: Guia Definitivo para Contadores e Donos de Escritórios Contábeis

Do graduando que acabou de entrar no mercado de trabalho até o empreendedor com seu próprio escritório de contabilidade, todo contador sabe a importância dos Lançamentos Contábeis.

Ou pelo menos deveria ser assim.

Entender a teoria é uma coisa, mas na hora de aplicar surgem dúvidas e complicações. Neste artigo vamos esclarecer todas elas – até aquelas que você nem sabia que tinha – sobre os lançamentos contábeis.

O Que São Lançamentos Contábeis?

Lançamentos são como o DNA das finanças da empresa dos seus clientes: registram toda mutação no patrimônio. Sem ele, não tem como saber se a empresa está lucrando, gastando demais ou se está em conformidade com as leis fiscais.

Os lançamentos contábeis são baseados em fatos contábeis (como a compra de um equipamento) e ignoram atos contábeis (reuniões internas), que não alteram o patrimônio. São exemplos de fatos contábeis:

        → Compra de um veículo

        → Venda de produtos

        → Pagamentos de salários

Para que servem?

• Precisão nas informações;
• Conformidade fiscal;
• Controle de operações;
• Saúde financeira da empresa.

Como Funciona o Processo de Escrituração?

Como visto em suas aulas na faculdade, o processo de escrituração contábil consiste em registrar todos os lançamentos seguindo o método das partidas dobradas, onde cada transação é registrada em pelo menos duas contas:

        → Débito: entrada ou aumento de um bem ou despesa

        → Crédito: saída ou diminuição de um bem, ou aumento de receita ou passivo

O objetivo é garantir que os totais se equilibrem. Lembre-se sempre que…

para cada débito há um crédito de igual valor.

Tipos de Lançamentos Contábeis

Dependendo da natureza da transação, há um tipo diferente de registro ao qual ela será classificada. Eles são:

→ Receitas: Entrada de recursos provenientes da venda de produtos ou serviços.
Exemplo: Venda de mercadorias à vista.

→ Despesas: Saída de recursos para cobrir custos operacionais.
Exemplo: Pagamento de salários.

→ Transferências: Movimentações entre contas da própria empresa.
Exemplo: Transferência de fundos da conta corrente para a conta de investimentos.

→ Ajustes: Correções ou reclassificações de valores já lançados.
Exemplo: Ajuste de depreciação de um ativo.

Confira mais alguns exemplos na tabela a seguir:

O que um lançamento contábil deve conter?

Não existe um modelo exato de como um lançamento contábil deve ser, você pode muito bem criar o seu próprio. A única obrigação, segundo as Normas de Contabilidade Brasileira, é que todos contenham os seguintes elementos:

• Data de lançamento: momento em que a transação foi registrada
• Contas envolvidas: que serão debitadas e creditadas, classificadas em patrimoniais (ativos, passivos e patrimônio líquido) e de resultado (receitas e despesas)
• Valor da transação: montante monetário envolvido (em caso de moeda estrangeira, indicar sua taxa de conversão para moeda nacional)
• Documentação comprobatória: nº NFs, recibos, contratos ou boletos que servem de base para o registro.
• Descrição da operação: breve histórico que explica a natureza da transação e as contas afetadas

Tipos de arquivos para lançamentos

Os lançamentos contábeis são baseados em diversos tipos de arquivos, e cada um deles traz informações importantes que alimentam a escrituração e garantem que os dados estejam sempre atualizados. 

Alguns dos principais tipos incluem:

Extratos Bancários:
Fornecem detalhes sobre todas as movimentações, saldos e operações realizadas em contas correntes, sendo essenciais para a conciliação bancária e para confirmar entradas e saídas de recursos.

É um processo simples SE você receber os extratos.

Com a Busca Automática de Extratos, você não vai mais precisar se humilhar pro seu cliente, implorando a cada dia pelos extratos: eles vem automaticamente!

É simples, você cadastra o cliente uma única vez e, depois disso, pode consultar diretamente os dados bancários deles de forma segura e automatizada, eliminando a necessidade de solicitações manuais e agilizando o fluxo de trabalho.

• Planilhas:
  Dados organizados em planilhas (Excel, Google Sheets) que podem incluir registros de vendas, compras, despesas e receitas. Embora muitas vezes sejam utilizadas de forma manual, a digitalização desses dados é fundamental para integrá-los aos sistemas contábeis.

A utilização correta desses arquivos e a integração entre eles garantem que os lançamentos contábeis reflitam fielmente a realidade financeira das empresas.

Passo a Passo para Registrar um Lançamento

Beleza, vamos lá. Registrar um lançamento contábil pode parecer complexo e confuso no início, mas é claro que não precisa ser assim para sempre. Nós montamos um passo a passo simples e direto para te guiar.

• Receba os dados financeiros

Realize a coleta de todas as informações necessárias para garantir um lançamento completo. Esses dados deverão estar em um documento no formato de um extrato bancário, planilha, NFs, recibos ou contratos.

• Registre o lançamento

Por via de regra, esses lançamentos são feitos manualmente em um ERP Contábil, processo essencial para gerar balancetes, balanços patrimoniais, obrigações acessórias e demais documentos contábeis.

Mas vamos ser sinceros, quem é que gosta de digitar tudo isso sempre que precisar fazer um lançamento?

É com o objetivo de te livrar desses perrengues manuais que o Meu Integrador Contábil transfere todos os seus dados do lançamento contábil para o ERP, transformando dias de digitação em MINUTOS!

• Identifique a transação

Já dentro do ERP Contábil é preciso, antes de qualquer outra coisa, reconhecer qual a operação que vai ser registrada. Alguns exemplos são:

• Venda de produtos ou serviços
• Insumos
• Mercadorias para revendas
• Ativo imobilizado (carros, caminhões, máquinas, computadores, etc).
• Material para uso e consumo
• Pagamento de despesas (salários, aluguel, etc.)

• Classifique as contas

Aqui, você seleciona as contas envolvidas, lembrando que cada transação afeta pelo menos duas contas. 

Mas ao invés de digitar todos os dados financeiros de cada cliente e correlacionar com o plano de contas TODAS. AS. VEZES, com a funcionalidade do De/Para inteligente dentro do Meu Integrador Contábil, você só precisa fazer isso uma única vez e os robôs criam regras para esses planos de contas. Depois? É automático!

• Verifique os valores:

Aqui, muita atenção é pouco. Ao verificar o valor das transações, lembre-se que está sujeito a errar, seja na digitação ou ao verificar o documento sendo analisado. Esse é outro problema que o Meu Integrador Contábil resolve, já que você não vai ativamente digitar nenhuma das informações, elas vêm automaticamente.

• Documente com comprovantes:

Para se tornar válido, todo lançamento contábil deve obrigatoriamente ter um documento válido que é identificado por um número ou nome. Alguns exemplos: NFs, boletos, recibos e contratos.

• Revise e concilie

Parece óbvio, mas vale a pena mencionar: verifique todas as informações, confira se os débitos e créditos estão equilibrados e se a ordem cronológica está correta. Para te ajudar com mais esse passo, o Integrador gera os lançamentos de forma automática com todas as informações já coletadas e corretas.

Isso permite que os dados financeiros sejam analisados e utilizados para elaborar demonstrativos importantes, como o balancete, balanço patrimonial, a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) e o fluxo de caixa.

Exemplo de Lançamento Contábil

Venda à Vista

1. Identificação da Transação:
   Uma empresa realizou a venda de mercadorias no valor de R$10.000,00 à vista.
2. Seleção das Contas Envolvidas:
   • Débito: Caixa/Banco (representa o aumento dos ativos)
   • Crédito: Receita de Vendas (representa o aumento das receitas)
3. Determinação do Valor:
   O valor da transação, conforme comprovado pela nota fiscal, é de R$10.000,00.
4. Registro no Sistema (Utilizando o Método das Partidas Dobradas):
   • Data: 15/03/2025
   • Lançamento:
     • Débito: Caixa/Banco – R$10.000,00
     • Crédito: Receita de Vendas – R$10.000,00
   • Descrição: “Venda de mercadorias à vista conforme NFe nº 12345.”

Problemas Comuns e Como Evitá-los

Sabe aquela frase “tão fácil que faço de olhos fechados”? Aqui, você não pode nem sonhar em fazer de olhos fechados. A escrituração deve ser levada com muita paciência e meticulosidade, afinal, errar é fácil. 

Alguns dos erros mais frequentes são:

• Erros na conciliação:

Inconsistências entre débitos e créditos podem ocorrer se não houver uma verificação rigorosa.

Como evitar: Utilizando sistemas ERP e soluções contábeis, como o Meu Integrador Contábil, para reduzir erros manuais e agilizar o processo.

• Desorganização da documentação:

A falta de um sistema de arquivamento digital adequado dificulta o acesso e a verificação dos comprovantes.

Como evitar: Digitalizando e categorize todos os comprovantes para facilitar a consulta e a auditoria.

• Lançamento em conta errada:

Comum e perigoso, esse erro pode distorcer os demonstrativos financeiros, afetando a análise e a tomada de decisões.

Como evitar: estando bem familiarizado com o plano de contas da empresa e revisando cuidadosamente cada lançamento. Ajuda também se seu escritório implementar automação no processo, como o Meu Integrador Contábil.

• Perda de tempo:

Pior do que errar, é errar depois de horas digitando. Seja sincer@ comigo, você passou 4 anos estudando para passar sua semana digitando incansavelmente? Acredito que não. 

Como evitar: Com o Meu Integrador Contábil! Ele te ajuda a economizar tempo ao capturar os dados dos seus documentos e transferi-los diretamente para seu sistema de gestão contábil.

• Atraso nos registros:

Se os lançamentos não forem feitos na ordem cronológica correta, a empresa perde a clareza sobre suas operações e fica às cegas. Com os lançamentos em dia, é possível comprovar o andamento, verificar se está dando lucro ou prejuízo, ou se está gastando mais em determinado departamento ou com alguma despesa específica.

Como evitar: Estabelecendo uma rotina de revisão periódica e conciliação bancária para garantir a precisão dos registros.

Como automatizar lançamentos contábeis

Implementar a automação dos lançamentos contábeis vai te ajudar em muito mais do que só economizando tempo, vai também tornar a qualidade dos dados financeiros mais elevada, precisa e eficiente. Pode parecer descomplicado implementar automação no escritório de contabilidade…e é por que é mesmo! Aqui vão alguns exemplos de como fazer isso:

• Integração de Dados:
  Utilize ferramentas que capturam dados automaticamente a partir de extratos bancários, notas fiscais digitalizadas e planilhas. Por exemplo, o Meu Integrador Contábil transfere essas informações diretamente para o ERP, eliminando a necessidade de digitação manual.

• Busca Automática de Extrato:
  Conseguir extratos de clientes manualmente é um saco: você recebe o errado, alguma informação fica faltando, ou recebe nos últimos minutos do segundo tempo. Com a Busca Automática de Extratos, seu escritório acessa diretamente os dados bancários dos clientes de forma segura e automatizada. Isso elimina a necessidade de solicitações manuais, agiliza a conciliação bancária e garante que as informações estejam sempre atualizadas.

• Sistemas ERP e Softwares Contábeis:
  Falando em ERP, nesses softwares a automação ocorre depois que os dados são inseridos no sistema contábil, com processos que ajudam a automatizar o registro e tratamento dos dados.

Alertas e Notificações: Usando de sistemas como o Tareffa, você configura alertas automáticos sobre prazos e garante que nenhum lançamento seja perdido. Ele ainda permite gerenciar os serviços do escritório em tempo real, minimizando o risco de multas e melhorando a comunicação com os clientes.

Estornando lançamentos contábeis

Mesmo com todo o cuidado do mundo, o contador ainda é suscetível a erros. Quando isso acontece, ao invés de sentar e chorar, você pode respirar fundo e realizar um estorno

O que acontece?

O estorno é o registro de uma operação oposta àquela que continha o erro, de modo que os efeitos do lançamento incorreto sejam neutralizados, o que mantém a integridade dos registros.

Por exemplo…

Se uma venda foi registrada incorretamente, você precisa registrar uma operação inversa para corrigir o saldo.

Essa prática é fundamental para garantir que os relatórios financeiros reflitam a realidade da empresa e para manter a conformidade com as normas contábeis.

Exemplo de Lançamento com Erro e Como Corrigi-lo com o Estorno

Situação:
Uma empresa realizou a compra de equipamentos no valor de R$15.000,00. O lançamento correto deveria ser registrado da seguinte forma:

• Débito: Ativos Fixos – R$ 15.000,00
• Crédito: Caixa/Banco – R$ 15.000,00

Erro Cometido:
Por engano, o lançamento foi registrado assim:

• Débito: Despesas Operacionais – R$ 15.000,00
• Crédito: Caixa/Banco – R$ 15.000,00

Esse erro faz com que o valor seja considerado uma despesa em vez de um investimento em ativos, afetando os demonstrativos financeiros e a análise do patrimônio.

Como Corrigir com Estorno:

1. Registrar o Estorno do Lançamento Incorreto:
   • Débito: Caixa/Banco – R$ 15.000,00
   • Crédito: Despesas Operacionais – R$ 15.000,00
2. Essa operação “cancela” os efeitos do lançamento incorreto, neutralizando o valor registrado erroneamente.
3. Registrar o Lançamento Correto:
   • Débito: Ativos Fixos – R$ 15.000,00
   • Crédito: Caixa/Banco – R$ 15.000,00

Automatize de uma vez por todas, os seus lançamentos contábeis!

Lançamentos contábeis são a espinha dorsal da contabilidade, a base que sustenta a saúde financeira e a tomada de decisões estratégicas de uma empresa. O domínio deles evita multas, melhora a gestão financeira e garante decisões estratégicas precisas.

Quando você escolhe a automação, utilizando ferramentas como o Meu Integrador Contábil, transforma o que seriam horas de trabalho cansativo em minutos produtivos. Ou seja, além de economizar tempo, você está evitando erros, retrabalho e ainda por cima se inserindo como diferencial num mercado competitivo.

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