Sistemas de gestão de tarefas são uma das principais tendências da contabilidade. Essa tecnologia veio para automatizar operações burocráticas e simplificar a rotina dentro do escritório contábil.
Os escritórios são responsáveis por gerenciar as finanças, e lidam com uma grande quantidade de informações e tarefas complexas. Para manter a eficiência e a organização, é fundamental contar com ferramentas digitais para facilitar o gerenciamento das atividades.
Uma das melhores opções é uma plataforma de gestão, solução tecnológica que permite ao escritório contábil gerenciar suas tarefas de maneira mais eficiente, prática e produtiva.
Neste artigo apresentamos os principais benefícios de usar essa ferramenta, destacando como ela pode otimizar o trabalho do escritório e, inclusive, o relacionamento com clientes.
O que é um sistema de gestão de tarefas contábeis?
Um sistema de gestão de tarefas contábeis é uma plataforma online que permite aos profissionais de contabilidade gerenciarem suas tarefas e projetos. Geralmente, é um sistema em Cloud Computing (Computação em Nuvem), que oferece recursos para:
- Gerenciamento de processo;
- Rastreamento de tarefas;
- Monitoramento de prazos;
- Entre outros.
Com um sistema de gestão de tarefas contábeis, é possível organizar todas as tarefas relacionadas aos clientes de forma centralizada. A ferramenta permite definir prazos e prioridades, atribuir responsabilidades a membros da equipe, rastrear o progresso das tarefas e colaborar com outros membros do time, em tempo real.
Além disso, os sistemas de gestão de tarefas contábeis também podem incluir recursos como envio automático de documentos, múltiplos canais de contato, checklists personalizáveis e análises de dados. Todas essas funcionalidades podem ajudar a melhorar a eficiência, reduzir erros e aumentar a produtividade da equipe.
7 vantagens em contratar uma plataforma de gestão de tarefas contábeis
Agora que você já sabe o que é e como funciona uma plataforma de gestão de tarefas contábeis, veja todos os benefícios que o seu uso pode trazer para o escritório:
1- Maior eficiência
Promover a eficiência operacional é a principal utilidade de uma plataforma de gestão de tarefas. Por meio da solução pode-se automatizar a execução de tarefas, reduzindo a carga de trabalho dos funcionários e permitindo que eles se concentrem em demandas mais complexas.
2- Melhor organização
A plataforma permite que as tarefas sejam organizadas de maneira simples e objetiva, contribuindo para que os funcionários saibam exatamente o que precisa ser feito, quando e por quem. Com isso, cada colaborador possui uma agenda individual com suas pendências, facilitando o controle interno.
3- Maior controle
Também é possível monitorar o status de cada tarefa, identificar possíveis gargalos e agir rapidamente para resolver problemas. Afinal, o sistema concentra todas as atividades em um único lugar, fornecendo ao contador ou gestor um amplo controle dos processos — bastam poucos cliques para encontrá-los.
4- Dashboards completos
Um recurso que auxilia no controle e monitoramento de processos é o dashboard, uma tela com os principais resultados alcançados pelo escritório. Nessa tela, pode-se acompanhar o desenvolvimento individual de cada colaborador, assim como da empresa como um todo.
5- Maior produtividade
Com uma plataforma de gestão de tarefas contábeis, o escritório também consegue aumentar a produtividade dos seus funcionários, uma vez que eles terão acesso a todas as informações para realizar suas atividades. A ferramenta ainda funciona como uma régua de performance, auxiliando os líderes a avaliarem o desempenho dos times.
6- Envio automático de documentos
O sistema de gestão de tarefas pode simplificar o envio de todos os documentos. Isso porque a tarefa pode ser feita de forma automática, de acordo com o canal escolhido pelo usuário. Não existe mais riscos de esquecer ou atrasar os envios, o que favorece a relação com o cliente.
7- Comunicação mais democrática
A plataforma permite ainda que os funcionários se comuniquem rapidamente, compartilhando informações e esclarecendo dúvidas em poucos cliques. Além disso, o software de gestão também melhora a comunicação com clientes e fornecedores, permitindo o uso de diferentes canais, como e-mail, WhatsApp e aplicativo próprio.
8- Melhor atendimento ao cliente
Com a plataforma, é possível monitorar os prazos e as demandas dos clientes, garantindo um atendimento mais eficiente e personalizado. Manter uma boa comunicação e criar relacionamentos sólidos é a chave do sucesso para empresas de todos os setores, incluindo contábeis.
9- Redução de erros
Por meio da solução, pode-se também reduzir a ocorrência de falhas e erros humanos, pois todas as informações passam a ser armazenadas em um só lugar e de forma totalmente padronizada.
10- Suporte especializado
Além dos benefícios acima, não podemos esquecer que o escritório recebe o suporte especializado de profissionais, que estão prontos para auxiliar em todas as questões relacionadas à plataforma. Em alguns casos, são disponibilizados ainda treinamentos, materiais e apoio para customizações mais complexas no software.
Conclusão
Uma plataforma de gestão de tarefas contábeis pode trazer muitos benefícios para um escritório de contabilidade, permitindo que o contador e toda a equipe atuem com mais eficiência, produtividade e organização. Além das tarefas operacionais, o sistema possui recursos capazes de beneficiar também o cliente, que passa a receber um atendimento mais ágil e personalizado.
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