Estamos diante de uma transformação significativa nas regras do Simples Nacional a partir de 2026. A chegada da Lei Complementar 214/2025 e da Resolução CGSN 183/2025 marca o fim da tolerância com atrasos de declarações fiscais e o início de um período em que as multas serão cada vez mais rigorosas e automáticas. Para nós, da Ottimizza, que acompanhamos lado a lado a rotina de centenas de escritórios contábeis, vivenciar essa evolução é sentir na prática a urgência de processos internos mais ajustados e do uso de tecnologias adequadas para não perder prazos críticos.

O que muda com as novas regras?

A Receita Federal anunciou que, a partir de 1º de janeiro de 2026, o envio do PGDAS-D e da DEFIS fora do prazo implicará em multas automáticas no dia seguinte ao vencimento. Não há mais carência, nem necessidade de fiscalização manual – a penalidade aparece no próprio ambiente do Simples Nacional. Este novo cenário se aplica a Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) sem exceção, mesmo para aquelas que lidam com múltiplos CNPJs ou operações mais robustas.

• PGDAS-D: multa mínima de R$ 50 por cada apuração em atraso, acrescida de 2% ao mês calculado sobre o valor dos tributos declarados, com limite de 20%.
• Mesmo erros ou omissões geram penalidade. Não adianta enviar parcialmente, pois a multa segue integral.
• DEFIS: multa de 2% ao mês sobre os tributos apurados, sendo jamais inferior a R$ 200, mais um acréscimo de R$ 100 para cada grupo de 10 informações incorretas ou não enviadas (dados oficiais da Receita Federal).

O prazo-limite para entrega da DEFIS permanece em 31 de março. A obrigatoriedade, portanto, não muda – só fica mais rigorosa em relação à tolerância a atrasos e à cobrança automática.

As multas deixaram de ser uma ameaça distante e passaram a ser realidade imediata.

Impactos diretos no dia a dia contábil

Sabemos, em nossa experiência junto aos clientes da Ottimizza, que o fluxo de declarações do Simples Nacional já estava entre as maiores causas de estresse para escritórios contábeis de todos os portes. As rotinas se intensificam especialmente entre março e abril, com a corrida de entregas e correções das obrigações acessórias.

O que era um problema operacional, agora passa a ser também um risco financeiro constante. A automação da fiscalização torna impossível “dar um jeitinho” ou depender de boa vontade dos órgãos fiscalizadores. Os cálculos das multas não mais dependem de agentes humanos: são automáticos e inflexíveis.

Entre os principais desafios dessa nova fase, destacamos:

• Gestão rigorosa de prazos para envio do PGDAS-D e DEFIS;
• Necessidade de controle documental e conferência constantes;
• Adaptação de processos internos com atualização permanente de informações dos clientes;
• Treinamento das equipes para uso de sistemas que alertem e previnam falhas – sempre recomendamos acompanhar novidades e tendências no setor em espaços dedicados, como a seção de novidades da Ottimizza;
• Inclusão de rotinas de revisão, mesmo para clientes com menor volume de informações;
• Maior atenção a erros de digitação/acerto de dados, já que qualquer dado omitido pode ter cobrança adicional imediata.

Para evitar prejuízos, escritórios precisam buscar ferramentas de automação, notificações de prazo e recursos de checklist que reduzam falhas humanas. Soluções como as oferecidas pela Ottimizza são projetadas justamente para este tipo de contexto, pois eliminam a dependência de lembranças e conferências avulsas.

Detalhes das multas automáticas para PGDAS-D em 2026

Até pouco tempo atrás, mesmo entregando a declaração com atraso, havia uma “janela” para protocolar defesa, negociar ou explicar. Isso acabou. A partir da virada do prazo, a plataforma irá gerar automaticamente o débito de R$ 50 para cada mês (ou fração de mês) em atraso, somando 2% ao mês de juros sobre o valor total dos tributos não informados. O teto continua limitado a 20% do valor do tributo, mas para quem lida com múltiplos CNPJs a soma pode ser altíssima.

• O novo mínimo de R$ 50 por apuração acaba sendo um impacto relevante sobretudo para escritórios que cuidam de micro e pequenas empresas que podem ter fluxo de caixa apertadíssimo.
• O cálculo é retroativo ao mês de referência, então atrasos recorrentes representam multas acumulativas em poucos dias ou semanas.
• Mesmo erros pequenos, esquecimento de informações ou “envios parciais” não mudam o processo: a multa é cobrada automaticamente, sem possibilidade de contestação imediata.

No contexto dos nossos clientes, muitos relatam preocupação com o acompanhamento das entregas e, principalmente, com o controle de documentação recebida dos seus próprios clientes. É fundamental investir em soluções que centralizem e automatizem este envio, reduzem a margem de falhas e facilitam o controle de cada declaração.

Como ficam as novas multas da DEFIS?

No caso da DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais), a rigidez é ainda maior. Temos duas bases de cálculo:

• 2% ao mês ou fração de atraso, limitado a 20% sobre o total dos tributos informados;
• Multa mínima de R$ 200. Para cada grupo de 10 informações erradas ou omitidas, soma-se R$ 100 ao valor final. Exemplo: 15 informações erradas = multa de R$ 300.

A entrega segue obrigatória para todos os contribuintes do Simples Nacional com CNPJ ativo até 31 de dezembro do ano-calendário, independentemente do faturamento. Nada muda no prazo: até 31 de março.

Basta um atraso ou grupo de dados errados para multiplicar rapidamente o valor devido.

Penalidade é automática: o fim da tolerância manual

Isso muda radicalmente o cenário para quem costuma “pedir um prazo extra” ou aguardar análises antes de calcular multas. A penalidade é inserida imediatamente no sistema, sem ação manual. O boleto aparece na cobrança, eliminando recursos, revisões ou recursos administrativos prévios. Todo o processo é direto, online e sem interferência.

Na prática, para escritórios, isso impõe uma revisão total das rotinas. Não há mais margem para atraso nem para vacilos. Um controle falho pode transformar um final de semana perdido em prejuízo financeiro real para o escritório ou seus clientes.

O que empresas e contadores devem mudar?

Com a fiscalização muito mais automatizada, é obrigatório adotar controles internos robustos, checklists e softwares de apoio. Sugerimos algumas rotinas de proteção:

• Implantar sistemas de alertas automáticos de prazos para toda a equipe, usando plataformas integradas ou recursos digitais de notificação;
• Centralizar comunicação e troca de arquivos em canais únicos (portais de clientes, e-mail corporativo, plataformas seguras), evitando perdas por conversas paralelas em redes sociais ou aplicativos informais;
• Capacitar profundamente as equipes nos detalhes das novas normas, inclusive visitando artigos aprofundados no nosso portal, nos tópicos sobre multa de encerramento, mudanças de CNPJ, tributação para empresas e proteção de dados.

https://ottimizza.com.br/gestao-de-servicos-tareffa/

A equipe Ottimizza percebe essa mudança como uma chance para avançar em processos mais sólidos e menos sujeitos ao erro humano.

Transição, reforma tributária e o futuro dos controles fiscais

Mesmo com discussões sobre a nova Reforma Tributária e possíveis alterações no regime do Simples Nacional, estas regras estão confirmadas e entram em vigor antes de qualquer mudança estrutural. A Receita Federal já comunicou que a fiscalização será ainda mais dura no período de transição, exigindo preparação extra e atualização constante dos controles internos (fonte oficial).

Em nossa opinião, quem se antecipar e estruturar processos, sistema e cultura de prazos evitará não só multas, mas também desgaste com clientes e perda de credibilidade. A experiência prática de quem faz uso das ferramentas Ottimizza demonstra que o investimento em automação reduz até mesmo os riscos em reformulações maiores das obrigações fiscais futuras.

Conclusão: o atraso agora pesa imediatamente no bolso

O cenário mudou. Os atrasos no envio do PGDAS-D e da DEFIS passaram de mero risco pontual para realidade automática e onerosa. Como especialistas, sentimos que a melhor resposta é simples: adaptação rápida, controle redobrado e investimento constante em tecnologia e capacitação. Esse é o momento de usar o erro zero como regra do jogo.

Quer garantir que nenhum prazo ou dado escape ao radar do seu escritório? Conheça de perto o trabalho da Ottimizza e conte com nossas soluções para um futuro contábil mais seguro e previsível.