A partir de 1º de janeiro de 2026, a rotina contábil no Brasil passará por profundas mudanças. As novas regras da Reforma Tributária do Consumo, trazidas pela Lei Complementar nº 214/2025, estabelecem novas demandas de controle fiscal, escrituração e entrega de obrigações para empresas e escritórios de contabilidade. Nós, da Ottimizza, estamos acompanhando cada etapa dessa transição, pois compreendemos o impacto direto dessas exigências sobre a tecnologia e automação contábil.

A reforma tributária chegou: o que muda no cotidiano fiscal?

As principais transformações começam com a criação da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), substituindo tributos sobre o consumo, conforme determina a Emenda Constitucional nº 132. Segundo a Receita Federal, em 2026 esses impostos terão alíquotas de 0,9% para CBS e 0,1% para IBS, sem aumento da carga tributária, com valores compensados.

O impacto será profundo nas rotinas de escrituração digital e emissão fiscal. Cada operação precisará destacar individualmente a CBS e o IBS nos documentos fiscais eletrônicos, respeitando layouts e regras técnicas que estão sendo preparadas. O desafio será garantir que as obrigações acessórias e a gestão digital de informações estejam em perfeita sintonia com os sistemas atualizados, tema que tratamos com frequência em nosso conteúdo de modernização contábil.

Conheça as 7 obrigações que entram em vigor

A expectativa do setor é grande, pois com as alterações, a Receita Federal estima que o volume de dados fiscais processados pode multiplicar por 5,6 até 2032, totalizando cerca de 70 bilhões de documentos por ano, segundo projeções do portal Contábeis.

Vejamos as sete principais obrigações que entram em cena:

1. Emissão individualizada de documentos fiscais eletrônicos: A partir de janeiro de 2026, empresas precisarão emitir NF-e, NFC-e, CT-e, CT-e OS, NFS-e, NFS-e Via, NFCom, NF3e, BP-e e BP-e TM, todos com destaque separado da CBS e do IBS em cada operação. Cada documento deve respeitar o layout técnico atualizado divulgado em notas técnicas. Cumprir esses detalhes será indispensável para evitar riscos de autuações e multas.
2. Declaração de regimes específicos (DeRE) e declarações de plataformas digitais: Empresas deverão apresentar DeRE e as declarações para plataformas digitais conforme layouts que ainda serão publicados. A transmissão dessas informações será obrigatória para a correta apuração e fiscalização dos tributos.
3. Inscrição de pessoas físicas no CNPJ: A partir de julho de 2026, pessoas físicas que se tornarem contribuintes da CBS e IBS precisarão se inscrever no CNPJ para facilitar a apuração dos tributos. A inscrição não transformará o contribuinte em pessoa jurídica, mas será condição para cumprir a obrigação.
4. Emissão de novos documentos fiscais com layouts já definidos: Tipos de documentos como NF-ABI, NFAg e BP-e Aéreo já têm layouts estabelecidos, mas a data para entrada em vigor depende de divulgação posterior.
5. Novas regras para setores específicos: Setores financeiros, consórcios e fornecimento de gás terão documentos e declarações próprios, cujos layouts e prazos ainda serão determinados. Essas regras aumentam a responsabilidade dos escritórios em se manter informados e ajustar os fluxos de trabalho frequentemente.
6. Documentação técnica para novos fatos geradores: Situações que hoje não exigem emissão de documentos fiscais, mas passarão a exigir futuramente, terão regulamentos próprios detalhados em nota técnica. A adaptação rápida será decisiva para o acompanhamento correto das operações consultivas e fiscais.
7. Novos formatos informacionais para plataformas digitais: O envio detalhado de informações sobre operações e importações mediadas por plataformas digitais dependerá de layouts técnicos a serem publicados em documento específico.

A regra é clara: cumprir as exigências, mesmo em ano de teste, garante dispensa do recolhimento da CBS e IBS.

Durante 2026, considerado ano de testes, quem emitir documentos fiscais ou declarações conforme as normas estará dispensado do pagamento da CBS e IBS. O mesmo vale para aquilo que ainda não tiver obrigação acessória definida. Esse período servirá para adaptação, aprendizado e ajustes, sem penalizar o empresário de boa-fé. Como lembra matéria do InfoMoney, esse é o momento para se adaptar ao novo sistema antes da cobrança oficial até 2033.

Regularização de benefícios do ICMS: como solicitar?

Além dessas obrigações, titulares de benefícios onerosos do ICMS poderão, a partir de janeiro de 2026, apresentar requerimentos via e-CAC pelo SISEN para habilitação ao direito de compensação. O procedimento exige um pedido para cada benefício em cada programa de concessão, digitalmente, como informado nas diretrizes oficiais. Essa exigência traz um novo olhar para o trabalho dos especialistas em empresa contábil, principalmente aqueles que acompanham incentivos fiscais estaduais.

O desafio da adaptação digital e documental

Algo fundamental para atravessar a transição é a digitalização das rotinas fiscais e contábeis. Segundo o portal Contábeis, a reforma exige modernização dos processos, integração de sistemas e atualização constante.

Aqui, soluções como as oferecidas pela Ottimizza fazem a diferença para contadores que buscam segurança e agilidade sem abrir mão da conformidade regulatória. Nossas plataformas, como o Integra+, atuam para unificar informações, minimizar erros e gerenciar grandes volumes de dados com flexibilidade.

Com automação, podemos deixar de lado planilhas isoladas, e passamos a usar um ambiente robusto, que comunica em tempo real com as obrigações acessórias, faz a checagem dos detalhes exigidos por cada layout técnico, e monitora prazos para evitar perdas e multas. É uma experiência alinhada ao que discutimos no blog sobre lançamento contábil automatizado.

O que está por vir: atualização constante e comunicação digital

Sabemos que a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS estão comprometidos em divulgar comunicados técnicos e notas orientativas para o ajuste contínuo das obrigações, layouts e suportes digitais. Para nós, é imprescindível acompanhar essas diretrizes e adaptá-las rapidamente ao nosso portfólio de soluções, como já fazemos em temas sensíveis como LGPD e contabilidades digitais.

Outras frentes também estarão em vigilância constante, já que novos fatos geradores, operações via plataformas e eventos que ainda não exigem escrituração eletrônica podem passar a demandar documentação especial, conforme publicação futura de normas técnicas.

Transforme a mudança em oportunidade. Com conhecimento, preparo e os sistemas certos, a gestão fiscal ganha clareza.

Considerações finais: abraçando o novo cenário fiscal

Avançar com digitalização e automação, buscando sempre atualização junto aos órgãos reguladores, será o caminho das contabilidades que querem crescer em um ambiente desafiador. Nós, da Ottimizza, acreditamos que informação e tecnologia andam lado a lado para entregar resultados sólidos aos clientes, tanto em escritórios pequenos quanto nas operações com centenas de CNPJs.

Reforçamos a importância de estar bem assessorados, acompanhando tanto nossa produção de conteúdos sobre contabilidade quanto as fontes oficiais, para garantir uma transição tranquila. Fique atento(a) aos novos comunicados, e conte conosco para modernizar e blindar a sua rotina de trabalho na era da Reforma Tributária do Consumo.

A hora de se preparar é agora. Conheça melhor a Ottimizza e descubra como podemos ajudar seu escritório a conduzir todas as obrigações acessórias de forma confiável, segura e moderna.