No mundo contábil, acompanhar as mudanças na gestão dos custos com pessoal não é apenas uma função – é um compromisso diário com a precisão, a conformidade e a transparência. A folha de pagamento, preparada geralmente pelo Departamento de Pessoal, representa todos os gastos de uma empresa com salários, encargos sociais e obrigações acessórias de um ciclo mensal. Nós, do time Ottimizza, temos vivência diária nesse universo, tanto assessorando escritórios quanto orientando gestores sobre ajustes finos que tornam o controle de pessoas um diferencial estratégico.
Gestão de pessoal bem-feita é o primeiro passo para empresas mais seguras e competitivas.
Conteúdo do Artigo:
1. O que compõe a folha de pagamento?
A folha típica envolve salários, férias, horas extras, 13º, adicionais, descontos previdenciários, imposto de renda, FGTS, contribuições sindicais e benefícios. Além do aspecto financeiro, é um documento legal, servindo como prova em casos trabalhistas e auditorias. Para especialistas como nós, entender cada item possibilita orientar escritórios quanto ao correto aproveitamento de deduções, assim como detectar falhas antes que elas se convertam em autuações.
- Salário-base e adicionais
- INSS, FGTS e IRRF
- Contribuições e descontos específicos do setor
- Proventos eventuais (como horas extras e DSR)
O Brasil contava, em dezembro de 2023, com 54,7 milhões de vínculos ativos, segundo números da RAIS 2023. Manter a folha em conformidade impacta diretamente a remuneração média (R$ 3.930,56) e a saúde financeira da operação.
2. Atualizações do eSocial S-1.3
O eSocial mudou a cultura do departamento pessoal e agora, com a versão S-1.3, novos campos e processos foram adaptados. Vemos impactos no envio de eventos periódicos e na rotina de retificações. As principais alterações afetam:
- Inclusão e detalhamento de afastamentos
- Novos parâmetros para estabilidade provisória
- Alterações de vínculos de trabalho intermitente
- Padronização nos eventos relacionados ao FGTS
Contadores passaram a ter mais atenção quanto a prazos e detalhamento das informações enviadas, evitando inconsistências junto aos órgãos fiscalizadores. Isso reforça o valor de soluções com automação, como propomos na Ottimizza, para dar segurança e minimizar retrabalhos. Para saber mais, mantemos conteúdos sempre atualizados em novidades do setor.
3. FGTS em atraso: como calcular juros e multa?
Não é raro vermos empresas se deparando com atrasos no depósito do Fundo de Garantia, especialmente diante de dificuldades de caixa. O cálculo do FGTS em atraso se baseia em três elementos:
- Valor devido atualizado
- Multa de 5% no mês da competência, mais 10% a partir do mês seguinte
- Juros de 0,5% ao mês, contados a partir do mês subsequente ao vencimento
A recomendação é fazer o pagamento o quanto antes para evitar acúmulo desses encargos e complicações com a fiscalização. Nossa plataforma dispõe de recursos para identificar rapidamente esses riscos, consultando integradores bancários e relatórios de inconsistência, o que gera economia e evita dores de cabeça no futuro.
4. Nova lei amplia direitos e portabilidade salarial
Entrou em vigor a legislação que amplia a autonomia do trabalhador para escolher a instituição financeira de recebimento de seus vencimentos. Antes, o empregador definia a instituição pagadora; agora, o usuário pode solicitar portabilidade em até 5 dias após o pagamento, sem custos.
- Redução de custos bancários para empregados
- Facilidade de acesso a crédito e redução da inadimplência
- Prazos mais enxutos para transferência salarial
Nosso conselho: adaptem suas rotinas de RH para capturar esse direito nas fichas cadastrais e orientar trabalhadores sobre o procedimento correto.
5. Relação entre direito do trabalho e departamento contábil: 5 pontos de atenção
Os reflexos do direito do trabalho na contabilidade vão muito além da apuração dos encargos. Em nossas experiências, destacamos cinco elementos para não perder de vista:
- Classificação correta dos trabalhadores (CLT, estagiários, terceirizados, autônomos)
- Cálculo preciso das verbas rescisórias
- Lançamento dos encargos e provisões no BP e DRE
- Gestão de afastamentos, insalubridade e periculosidade
- Atendimento ao eSocial e fiscalização simultânea de INSS, Receita e Ministério do Trabalho
Esses fatores determinam não só a precisão dos relatórios, mas também a reputação do escritório contábil.
Para se manter em dia com regras atualizadas, sugerimos acompanhar temas de regras contábeis em nosso site.
6. Prazos e melhor forma de organizar o pagamento do 13º salário
A antecipação ou fragmentação do 13º pode confundir os contadores menos atentos. Pela legislação, o pagamento deve ser feito em duas parcelas:
- 1ª parcela: entre fevereiro e até 30 de novembro
- 2ª parcela: até 20 de dezembro
No caso de empregadas domésticas, o prazo final costuma ser 28 de novembro por conta dos prazos bancários. Uma boa prática é gerar alertas automáticos nos ERPs, parametrizando os calendários internos já em outubro. Para clientes Ottimizza, esta funcionalidade já faz parte da rotina de revisão de obrigações acessórias.
7. Reforma tributária: o que está mudando para a contabilidade?
A reforma tributária entra de forma pesada na rotina dos escritórios com a perspectiva de unificação de impostos e incidência ampliada sobre a folha. Houve avanço na aprovação da exibição dos tributos na nota fiscal, conforme reportagem da Câmara dos Deputados. As empresas do lucro real, presumido e mesmo MEIs devem se preparar para aumento das alíquotas incidentes sobre a relação de emprego, afetando diretamente custos e o planejamento do ano contábil seguinte, como detalhado na coluna sobre o custo do emprego no Brasil.
Médicos, clínicas e consultórios também devem redobrar atenção, já que a reforma pode aumentar ainda mais a carga sobre prestadores de serviço.
Além disso, empresas podem perder autonomia para definir estratégias de remuneração, com obrigações cada vez mais rígidas para justificar deduções e isenções.
8. Desoneração da folha: julgamento no STF e os efeitos diretos
No início de junho, o STF interrompeu o julgamento sobre a prorrogação da desoneração da folha de pagamento, prevista agora para retornar à pauta a partir do dia 17 daquele mês. Mas afinal, o que significa desoneração?
Desoneração consiste na substituição da contribuição previdenciária patronal de 20% sobre a folha por uma alíquota variável cobrada sobre o faturamento (de 1% a 4,5%). Afeta especialmente empresas de construção, tecnologia, transporte, call centers e comunicação.
Esse debate impacta o planejamento financeiro do segundo semestre e o cálculo de provisões patronais, visto que caso retorne a alíquota cheia, os custos crescem consideravelmente para organizações médias e grandes.
9. RAIS, DSR e controle das obrigações trabalhistas
A declaração da RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) permanece obrigatória para:
- Empresas com CNPJ ativo durante o ano-base, mesmo sem vínculos no período
- Órgãos públicos e autarquias
- Sociedades simples e associações
Já o DSR – Descanso Semanal Remunerado – precisa ser descontado corretamente, conforme legislação: quando o funcionário falta sem justificativa, seu DSR e os valores das horas extras da semana também podem ser descontados, se previsto em convenção ou acordo.
O cálculo envolve dividir o total de horas extras no mês pelos dias úteis, multiplicando pelo número de domingos ou descansos obrigatórios.
10. O fim do 6×1: impactos na jornada e custos das empresas
A escala 6×1 (seis dias de trabalho, um de descanso) tradicionalmente adotada em diversos setores está em debate legislativo. O possível fim ou modificação pode alterar profundamente a rotina operacional, afetando cálculos de adicionais, horários de entrada e saída e controles manuais do RH.
Para empresas, isso significa revisar jornadas no contrato, readequar tabelas nos softwares e dialogar de perto com sindicatos. Contadores atentos já avaliam cenários, evitando surpresas e prejuízos.
Sugestões práticas de marketing contábil no contexto pós-reforma
Visibilidade e comunicação assertiva diferenciam quem cresce mesmo em momentos de mudança. Algumas dicas práticas, fruto da nossa atuação com clientes de todos os portes:
- Divulgar informativos periódicos explicando mudanças fiscais e trabalhistas (pode ser por newsletter ou WhatsApp)
- Capacitar equipes sobre os principais impactos da folha no fluxo de caixa do cliente
- Participar de espaços digitais, como fóruns e grupos, respondendo dúvidas corriqueiras sobre departamento pessoal
- Registrar cases de sucesso de automação, como ocorre na Ottimizza, mostrando aumento de precisão e segurança
- Alinhar blogs e canais sociais a temas de contabilidade, gestão de obrigações acessórias e inovação
- Propor lives com especialistas para explicar atualizações do eSocial e estratégias pós-reforma
No radar do contador: olhar estratégico e atualização constante
Não existe mais espaço para processos manuais e improvisados na gestão das obrigações trabalhistas. Ferramentas multiplataforma, como as soluções Ottimizza, integram bancos, CRMs e grandes ERPs, tornando simples o monitoramento dos dados e o cruzamento de informações para departamentos multiplos. Isso significa menos retrabalho, relatórios sempre coerentes e clientes mais satisfeitos.
Segundo dados recentes do mercado de trabalho formal, só em setembro de 2025 foram gerados mais de 213 mil empregos formais no país, principalmente na construção e indústria, setores fortemente impactados pelas regras detalhadas acima. Que nossos escritórios estejam prontos para entregar soluções com confiança.
Para contadores que querem estar à frente das mudanças, convidamos a conhecer melhor o ecossistema Ottimizza. Acesse um ambiente de conteúdos orientados ao segmento contábil, debata casos reais e tenha acesso a ferramentas que simplificam a rotina de quem busca excelência em automatização, precisão e controle dos processos.
A transformação da folha começa pela inteligência no dia a dia do contador.
