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Será que o seu escritório está preso em processos manuais que prejudicam a produtividade da sua equipe?
Muitos contadores ainda enxergam rotinas exaustivas como algo cultural e normal da profissão. Mas você já parou para pensar que a automação contábil pode fazer com que essa área seja muito mais do que isso?
Sobretudo, vivemos em uma realidade onde a tecnologia faz parte de 90% da nossa rotina. Acessamos a internet por meio dos smartphones, televisões e computadores. O telefone fixo hoje está em segundo plano e nos comunicamos primordialmente pelo WhatsApp.
No entanto, se a tecnologia está tão presente em nossa rotina, por que não podemos inseri-la também no nosso trabalho? Imagine diminuir processos manuais e demorados da
rotina contábil e dedicar o tempo ganho em tarefas estratégicas que te diferenciem da concorrência, como um trabalho de análise e consultoria.
Conteúdo do Artigo:
O que é automação contábil?
Ao contrário da indústria, para a contabilidade, a automação não é destinada a substituir a mão de obra humana, mas sim otimizar processos e diminuir tarefas manuais e complicadas que tomam muito tempo da rotina do contador.
Afinal, a Contabilidade é uma área completa, com várias vertentes e está em constante mudança. Ou seja, o papel do contador é fundamental e dificilmente seu conhecimento será substituído.
Essa otimização de processos é feita por meio de ferramentas e softwares que automatizam tarefas e livram o contador dessas demandas, como, por exemplo, lançar os documentos contábeis dos clientes manualmente, um por um.
Os benefícios da automação contábil são diversos, como, por exemplo, ele auxilia na diminuição de possíveis erros e garante a integração de informações com o sistema contábil e ferramentas já utilizadas.
A partir do momento que as tarefas são simplificadas e o escritório dá lugar a automação, horas se transformam em minutos, e esse tempo, antes mal utilizado, se torna valioso e produtivo. A equipe poderá se dedicar a demandas estratégicas e até a captação de novos clientes.
Mas como descobrir se o escritório precisa de automação?
A seguir abordaremos 5 sinais que apontam que o seu escritório está preso em processos manuais e demorados, e precisa da automação para crescer.
1 – Carteira de clientes congelada
Em primeiro lugar, é preciso analisar se a carteira de clientes do escritório está estagnada. No caso, a equipe está sobrecarregada de demandas, impossibilitando que o escritório capte novos clientes.
Muitos lugares optam em contratar mais colaboradores para absorver as novas demandas, todavia, nem todos eles conseguirão arcar financeiramente com novos profissionais na sua equipe.
Por esse motivo, a automação contábil será a aliada ideal para esse cenário. Os colaboradores conseguirão finalizar suas demandas em tempo hábil, e conseguirão se dedicar a novos clientes que possam chegar.
2 – Investe muito tempo em tarefas manuais
Um dos principais sinais que indicam que um escritório de contabilidade necessita de automação é o tempo elevado que a equipe permanece presa em tarefas manuais. Ou seja, nenhum processo é automatizado.
Confira as principais tarefas que levam muito tempo para o contador finalizar sem automação:
- Lançamentos contábeis feitos manualmente, documento por documento;
- Guias de impostos enviadas uma a uma, por e-mail, WhatsApp e até impressas;
- Muitas mensagens e ligações cobrando o envio de documentos aos clientes;
- Dezenas de planilhas de Excel para controle de tarefas do escritório;
No entanto, é importante salientar que todas as atividades citadas acima podem resultar em esquecimento ou erros durante o seu processo. E no caso do envio de guias, também no não recebimento por parte do cliente.
Nesse último caso, poderá acarretar no atraso do pagamento, e consequentemente em aplicação de multas e encargos devidos.
3 – Falta de tempo para realizar serviços extras
Ao mesmo tempo que um escritório investe muito tempo em processos manuais, não lhe resta tempo para fazer serviços extras que podem surgir durante a rotina.
No caso, um cliente solicitou a segunda via de um documento ou guia de imposto, ou o gestor precisará da contabilidade de sua empresa pronta antes do prazo devido a uma reunião.
Nesses momentos, um escritório com rotinas acumuladas acaba não conseguindo cumprir esses serviços atípicos, visto que a equipe possui uma rotina sobrecarregada, e para conseguir finalizá-los, ela precisará ficar até depois do horário de trabalho.
Dessa forma, é importante apostar na automação contábil para agilizar processos e otimizar a rotina dos colaboradores, que consequentemente terão tempo para realizar os serviços extras.
4 – Demandas acumuladas e necessidade de hora extra
Infelizmente no mercado contábil, o trabalho após o expediente ainda é normalizado por alguns gestores como sendo parte da rotina de um escritório de contabilidade. Porém, é importante salientar que trabalhar após o expediente é extremamente exaustivo e sobrecarregar um colaborador dessa forma poderá resultar no seu pedido de desligamento.
Um escritório automatizado e alinhado com as demandas diárias que um colaborador precisará exercer terá melhor gestão de tempo, fazendo com que a sua equipe termine todas as tarefas antes do expediente finalizar.
Por esse motivo é importante apostar em uma ferramenta de automação e gestão de tarefas que centralize todas as demandas em um só lugar.
5 – Alta rotatividade de colaboradores e dificuldade na contratação de novos
Por fim, é importante se atentar a alta rotatividade de colaboradores. Esse é um sinal de alerta e pode significar que há algo errado com a rotina e cultura do escritório, principalmente com o acúmulo de serviços manuais e cansativos.
Dessa forma, é importante que os gestores procurem compreender possíveis melhorias no ambiente de trabalho para haver harmonia e um melhor gerenciamento da rotina.
Com a alta rotatividade de colaboradores, a tendência é haver dificuldades na contratação de novos, visto que o mercado contábil atualmente está em crise quanto a mão de obra qualificada.
A automação e uma gestão eficiente irão garantir a retenção de talentos e maior produtividade na rotina de trabalho devido à otimização de tempo.
Fique atento aos sinais e invista na automação contábil
Afinal, não dá para deixar esses sinais de lado, não é? Negá-los irá condenar o futuro da sua contabilidade, que ficará para trás devido à demora para adoção da tecnologia.
Portanto, se você identificou metade desses sinais no seu escritório, ou até todos eles, está na hora de investir na automação contábil agora mesmo!
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