Lidar com a inadimplência de clientes é complicado para qualquer empresa, independentemente de seu porte. Mas é certo que para as empresas menores o impacto causado acaba sendo maior. Com a redução do fluxo de caixa, muitas vezes um escritório contábil tem que recorrer a empréstimos, o que resulta em taxas e juros. Assim, a saúde financeira do negócio acaba ficando comprometida.
De acordo com o Serasa, em abril foram identificadas 61,2 milhões de pessoas com contas em atraso, um número extremamente preocupante. Mas como evitar e reduzir a inadimplência de clientes? Preparamos 5 dicas valiosas para você aplicar em seu escritório contábil.
- Adote medidas preventivas
Antes de fechar novos negócios, antecipe-se com uma análise de crédito do cliente para investigar seu histórico de inadimplência. Comece consultando o CNPJ no site da Receita Federal. Lá você visualizará informações como razão social, nome fantasia, atividades, endereço e a situação cadastral.
Você pode, também, contratar serviços que realizam consultas junto a órgãos como o Serasa e o SPC a fim de obter mais informações relevantes – e decisivas – sobre o histórico do cliente.
- Dê ênfase às condições de pagamento no contrato
Associar a entrega dos serviços com o pagamento dos honorários ajudará seus clientes a perceberem o valor do trabalho prestado por seu escritório. Por isso, não hesite em destacar no contrato que o não pagamento dos honorários irá interferir na entrega dos serviços contratados. Informe o prazo máximo para pagamentos caso houver atrasos e destaque a necessidade de cumpri-lo para que os serviços não sejam suspensos.
Os clientes precisam de seu escritório para listar obrigações que devem ser cumpridas, emitir a folha de pagamento de seus colaboradores, o SPED, etc. Se as obrigações legais não forem honradas, eles sofrerão multas, advertências e uma série de consequências que irão causar muita dor de cabeça até serem resolvidas. Se você destacar a importância de seus serviços para evitar esses incômodos ao firmar o contrato, as chances de o cliente atrasar os pagamentos reduzem consideravelmente, tendo em vista que ele entenderá o impacto que o não pagamento dos honorários causará para a empresa dele.
- Use formas de pagamento que dificultem esquecimentos
Uma das formas de cobrança mais seguras é utilizar boletos bancários. Além de facilitarem o pagamento, que pode ser feito on-line, em caixas eletrônicos, lotéricas ou Correios, é possível investir em uma ferramenta que faça a emissão de boletos por um custo bastante baixo. Com boletos, você tem, inclusive, a opção de enviá-los on-line para os clientes, estimulando-os a agendarem o pagamento.
Você ainda pode aproveitar as vantagens do DDA – Débito Direto Autorizado -, que elimina o risco de perda e extravios. Ao aderir ao DDA, seus clientes recebem alertas do banco comunicando sobre vencimentos e lançamentos de boletos.
Outra solução para seus problemas é investir em tecnologias que facilitem a gestão financeira. Com elas, você não precisará fazer o acompanhamento manual de todas as ações que envolvem seu fluxo de caixa. Isso economizará expressivamente seu tempo e evitará esquecimentos. E tem mais vantagens: você poderá fazer a emissão e envio de novos boletos automaticamente, além de acompanhar seu caixa por meio de relatórios completos.
- Se a inadimplência persistir, cobre!
Quando você notar atrasos, converse com seu cliente. Lembre-se de que se ele continuar com a inadimplência, seu escritório sofrerá grandes imprevistos no fluxo de caixa. Para fazer a cobrança de forma bastante profissional, reforce com o devedor sobre a importância que os serviços prestados por seu escritório têm para o bom andamento da empresa dele. Se for preciso, apresente a ele a possibilidade de renegociar a dívida.
- Se ainda assim a inadimplência persistir, atualize sua carteira de clientes
Ao perceber que a inadimplência é um hábito que seu cliente mostrou ser difícil de mudar, repense se vale a pena continuar prestando serviços a ele. Se o cliente inadimplente atrasar o pagamento por alguns meses consecutivos, ele acabará representando gastos de tempo e dinheiro para seu escritório, o que atrapalha a saúde financeira do seu caixa e a produtividade da equipe.
Confie e invista nessas dicas valiosas para contornar os imprevistos com inadimplências. Isso evitará problemas graves na gestão financeira de seu escritório e ajudará a desenvolver as estratégias para o crescimento de seu negócio.
