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O que te impede de modernizar o seu escritório contábil? Time reduzido? Medo? Infelizmente para muitos, ainda é um desafio e tanto modernizar a rotina de um escritório. Desapegar de processos já consolidados pode ser difícil tanto para o gestor quanto para os colaboradores.
Dessa forma, a equipe acaba ficando refém de uma rotina manual e sem mudanças, o que pode ocasionar em resistências na adoção de novas tecnologias.
Contudo, de forma gradual, essa mudança pode ser realizada por meio de uma reeducação da equipe e compromisso dos gestores.
A importância da modernização no ambiente contábil
Ao mesmo tempo que o ambiente contábil está em constante mudança, os contadores precisam estar atentos para adaptar processos e criar novas rotinas conforme exigências criadas pela Receita Federal.
A contabilidade é uma peça fundamental para garantir a legalidade na operação de pessoas jurídicas, evitando problemas legais. Ela também permite uma gestão financeira eficiente das empresas e auxilia gestores em tomada de decisões estratégicas.
Dessa forma, a tecnologia não é mais uma vantagem, mas sim uma necessidade.
Imagine em pleno século XXI, o contador preencher centenas de notas fiscais de honorários a punho? A tecnologia informatizou todas essas informações e com a criação da Nota Fiscal Eletrônica, em 2005, todos esses dados foram centralizados e podem ser acessados de qualquer lugar.
No entanto, diariamente, contadores enfrentam desafios que necessitam de soluções ágeis e completas, que só a tecnologia pode oferecer. Nesse quesito, a modernização do ambiente contábil oferece agilidade, confiabilidade e tempo livre para o contador se dedicar a outras atividades estratégicas.
O impacto da tecnologia nas contabilidades
Além da evolução da tecnologia impactar significativamente a rotina dos escritórios contábeis, ela traz muitos benefícios e qualidade de vida aos contadores. Com ferramentas integradas a rotina contábil, o contador pode simplificar processos e garantir o acesso a informações de maneira fácil e rápida.
Através da automação contábil eficiente e a implantação de sistemas, a tecnologia possibilita a plena comunicação entre órgãos públicos e contabilidades. Assim, otimizando etapas manuais e demoradas e também garantindo maior produtividade para toda a equipe.
A modernização também pode proporcionar uma melhor gestão contábil por meio da adoção de ferramentas e softwares e contribuir para o aperfeiçoamento da comunicação interna do escritório.
Com a popularidade dos regimes de trabalho remoto e híbrido, a comunicação interna precisou ser aprimorada em diversos aspectos para manter uma comunicação eficiente entre os colaboradores. Sem a adoção da tecnologia, essa comunicação ficará fragilizada.
Como iniciar a modernização do meu escritório?
Da mesma forma que pode ser desafiador identificar a necessidade de modernização no seu escritório, decidir por onde começar também pode ser um desafio.
Por esse motivo, nós da Ottimizza preparamos 10 passos para você iniciar a modernização do seu escritório de forma gradual e com o pé direito! Confira:
1 – Eliminação do papel e arquivo físico
Eliminar o papel pode ser o primeiro passo para a modernização do seu escritório. Além de reduzir custos de impressão pela compra de materiais e suprimentos, você economiza tempo, libera espaço do escritório com a eliminação do arquivo físico e ainda ajuda o meio ambiente.
Conforme dados do Instituto Ataku, para produzir 1 quilo de papel, cerca de 200 folhas, é necessário 540 litros de água. Agora imagine o tanto de água desperdiçada para produzir todos os papeis que o seu escritório utiliza no mês?
Hoje, com o armazenamento em nuvem e meios de comunicação digital com possibilidade de envio de documentos, tê-los arquivados em forma física pode ser um grande retrocesso.
Confira algumas alternativas que você pode adotar na rotina do seu escritório para eliminar de vez o papel:
- Assinar documentos digitalmente;
- Envio de documentos online aos clientes;
- Evitar receber documentos físicos de clientes;
- Não arquivar documentos de clientes;
- Transformar a eliminação de papel em algo cultural na empresa;
- Digitalização do arquivo físico e descarte adequado do papel;
- Armazenamento em nuvem dos arquivos digitalizados;
2 – Aposte no armazenamento em nuvem
Como já mencionado no item anterior, o armazenamento em nuvem é fundamental para eliminação do arquivo físico. Ainda assim, ele não se limita a isso.
Nesse sentido, ele pode ser uma ótima opção para evitar a perda de dados contidos em softwares e ferramentas. Essa adaptação pode eliminar a necessidade da aquisição de servidores para o seu escritório, e dependendo, pagar pelo armazenamento em nuvem pode ser mais vantajoso financeiramente.
Ele trará mais segurança do que o armazenamento local, que necessita de mão de obra qualificada para seu funcionamento.
Os servidores de armazenamento em nuvem mais utilizados pelas empresas são: Google Drive, iCloud, OneDrive e Dropbox.
3 – Troque Desktop por Notebook
Eventualmente, trocar os computadores desktops do seu escritório por notebooks pode ser uma ótima maneira de economizar espaço e energia.
No caso de profissões que necessitam utilizar programas que demandam muita memória do computador, a utilização de desktops pode ser a opção ideal por serem mais potentes.
Mas na contabilidade, a praticidade deve ser priorizada, e o notebook pode ser um forte aliado nessa causa.
Imagine eliminar as dezenas de cabos na sua mesa e apostar em uma máquina compacta, que ocupa menos espaço e gasta menos energia?
Com a adoção do trabalho remoto e híbrido, contar com o notebook para lhe trazer mobilidade e a possibilidade de trabalhar de qualquer lugar é fundamental.
4 – Implemente o Home Office para todos os colaboradores
É preciso eliminar essa necessidade de ter todos os colaboradores presencialmente de forma simultânea. No entanto, é necessário haver união entre eles e um senso de comunidade para contribuir com um ambiente de trabalho saudável, porém, em muitos escritórios, essa necessidade fica em segundo plano e o gestor mantém todos de forma presencial somente como uma forma de “supervisionar” seus trabalhos.
É importante ressaltar que todos os colaboradores sabem de suas responsabilidades, então oferecer um ambiente saudável de trabalho poderá aumentar sua produtividade e eficiência. E muitas vezes o home office pode proporcionar isso ao colaborador.
De acordo com um estudo da Universidade da Austrália, as pessoas que trabalham home office são mais felizes. E essa felicidade advém da economia do tempo de deslocamento, que pode levar horas, e é direcionada a cuidados com a saúde mental e lazer.
Em suma, oferecer essa opção para os colaboradores pode ser uma ótima forma de reter talentos e contribuir com uma melhor qualidade de vida.
5 – Adote IA e Chatbots para o Atendimento ao Cliente
Uma das bases essenciais para um escritório de contabilidade ser referência de modernização é um bom atendimento ao cliente.
O atendimento de um escritório é a vitrine da qualidade do serviço prestado, e também auxilia na construção da maneira como o cliente enxerga a sua empresa. Como resultado da alta demanda de conversas e da adoção do WhatsApp, o mercado viu a necessidade da criação de um robô para interação com os clientes, o famoso Chatbot.
Esses robôs simulam uma conversa humana, ocasionando na economia de tempo para os colaboradores. Por esse motivo, muitas empresas criam um fluxo de conversas para certos serviços que forneça opções de escolha para os clientes, sem a necessidade de interação com uma pessoa.
A adoção de tecnologias como WhatsApp trouxe praticidade aos clientes, os deixando mais confortáveis pela informalidade que essa ferramenta proporciona.
Confira alguns benefícios da inteligência artificial para oferecer um atendimento diferenciado aos seus clientes:
- Economia de tempo;
- Disponibilidade 24 horas por dia, 7 dias na semana;
- Agilidade no atendimento;
- Satisfação dos clientes;
6 – Utilize ferramentas de Automação Contábil
O avanço da tecnologia revolucionou a rotina contábil, inclusive continua revolucionando. Todavia, com a popularização dos computadores, houve a criação dos sistemas contábeis para facilitar os processos dentro dos escritórios e centralizar todas as informações em um só lugar.
E agora, com as ferramentas de automação contábil disponíveis no mercado, não é mais necessário gastar tanto tempo em processos manuais, demorados e burocráticos.
Imagine automatizar os lançamentos contábeis do seu escritório, o cálculo, emissão de guias de impostos e diversos documentos? A automação permite isso.
Muitas contabilidades ainda gastam dias para finalizar os lançamentos contábeis dos seus clientes de forma manual. A eliminação desse processo longo com a automação fornece tempo, agilidade e evita erros de digitação.
Esse tempo que você irá economizar poderá ser direcionado a atividades mais estratégicas e na captação de novos clientes.
7 – Faça a gestão de serviços de forma digital
A gestão de serviços é um processo essencial para todas as contabilidades. Como essa área profissional lida diretamente com demandas mensais e com prazos muitas vezes apertados, contar com um aliado que te direciona o que fazer primeiro nessas horas é fundamental para garantir tempo hábil em sua realização.
Contudo, muitas contabilidades ainda confiam a gestão de suas demandas em planilhas do Excel. E sabemos que planilhas do Excel podem oferecer uma boa organização, porém, elas não estão imunes a erros humanos.
Um “X” no lugar errado pode fazer com que o contador não emita uma guia de imposto e envie ao cliente, gerando multa e encargos pelo atraso no pagamento.
Por esse motivo, apostar em uma ferramenta de gestão de tarefas é a melhor opção para garantir exatidão das informações e acompanhamento das demandas pendentes, evitando esquecimento e garantindo uma maior produtividade de toda a equipe.
8 – Acompanhe os resultados por meio de dashboards
Os dashboards, painéis gráficos com informações relevantes de visualização rápida, são ótimas ferramentas de monitoramento e oferecem um recurso estratégico para melhorar a desempenho da equipe e auxiliar na tomada de decisões.
Ou seja, a adoção de dashboards com indicadores traz muitas vantagens para gestão do seu escritório e lhe possibilita o monitoramento em tempo real, confira:
- Centralização de indicadores chave: o dashboard possibilita a centralização de todos os KPIs importantes para o escritório contábil, como produtividade e cumprimento de prazos.
- Visualização em tempo real: monitore dados atualizados em tempo real, facilitando tomada de decisões baseadas em informações;
- Identificação de Gargalos e Possíveis Melhorias: verifique onde o tempo está sendo desperdiçado e ajuste processos para melhorar a eficiência da equipe;
- Transparência com a equipe: painéis de desempenho podem incentivar a equipe a criar um ambiente colaborativo com alinhamento de metas e resultados;
9 – Promova a Integração entre Sistemas
Desde já é importante salientar que uma integração eficiente entre sistemas é muito importante para garantir a plena comunicação entre os departamentos do escritório e também com os clientes.
Antes, as informações em um escritório demoravam muito para circular, visto que um departamento precisava finalizar uma etapa para o outro assumi-la.
Porém, com a criação dos sistemas contábeis, esses dados foram centralizados em um só lugar. E hoje, o departamento Contábil consegue importar os lançamentos feitos pelo departamento pessoal diretamente no módulo Contábil, por exemplo.
Mas a integração não se limita a isso apenas, hoje, empresas utilizam sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) para suas gestões empresariais. Dessa forma, essas ferramentas proporcionam uma visão detalhada e completa do financeiro, faturamento, estoque, contabilidade e outros.
Contudo, elas também podem ser uma parceira ideal para os contadores. Ou seja, por meio de uma ferramenta de integração, o contador poderá utilizar as informações contidas no sistema ERP do cliente para criar lançamentos contábeis e automatizar essa etapa contábil tão crucial e importante, economizando tempo, garantindo agilidade e evitando erros de digitação.
10 – Aprendizados e capacitação contínua de novas tecnologias
Por último e não menos importante, uma equipe qualificada é fundamental para o funcionamento de um escritório contábil, pois é através dela que processos burocráticos e árduos são realizados com maestria e em tempo hábil.
Investir em cursos profissionalizantes e congressos mantém os colaboradores integrados com as novidades do mercado e novas tecnologias.
Essa é uma forma do gestor manifestar sua gratidão e preocupação com a equipe e ampliar o seu conhecimento para garantir um melhor serviço, reduzir erros e capacitar ainda mais os profissionais de forma mais natural e eficiente.
Seja uma contabilidade do futuro: totalmente digital!
Por fim, é importante salientar que a tendência para o futuro é que todas as contabilidades sejam 100% digitais, e seguindo todos os passos acima, seu escritório saíra na frente nessa etapa.
Contudo, é possível perceber que não só as contabilidades estão nesse caminho, mas todas as empresas em potencial. Trata-se de um passo essencial e indispensável para garantir um serviço de qualidade e eficiente para as pessoas.
A criação de novas tecnologias visa melhorar e otimizar a carga de trabalho dos contadores, que permaneceram muito tempo presos em rotinas manuais, burocráticas e demoradas. O tempo ganho com a tecnologia poderá ser dedicado a tarefas que agreguem valor ao serviço contábil do seu escritório, como um serviço consultivo.
Nesse cenário, a Ottimizza é uma empresa que oferece uma plataforma tecnológica de gestão e automação 100% focada em atender empresas de contabilidades garantindo alto desempenho e qualidade de vida.
Com três escritórios focados em oferecer o melhor aos seus clientes, a Ottimizza pode te ajudar a modernizar o seu escritório com a automação de processos e uma gestão eficiente de todas as demandas.
Se você quer dar o primeiro passo para transformar o seu escritório em uma contabilidade do futuro, agende uma demonstração 100% gratuita de nossas soluções e inicie a modernização com o pé direito.
